• Dati frammentati e sistemi scollegati rendono più difficile controllare costi, spazi e performance del patrimonio immobiliare.
• Una mappatura completa e centralizzata degli asset è il primo passo per migliorare governance e processi decisionali.
• Monitorare KPI strategici come TCO, FCI e Space Utilization Rate aiuta a individuare inefficienze e opportunità di valorizzazione.
• Le piattaforme IWMS unificano immobili, manutenzioni, contratti e servizi in un unico ecosistema digitale.
• L’integrazione tra IWMS ed ERP automatizza i processi e trasforma il patrimonio immobiliare da centro di costo a leva strategica di business.

Croce e delizia di molte realtà di business, il patrimonio immobiliare aziendale rappresenta una leva potenzialmente strategica per generare nuovo valore. Il problema è che, per come viene gestito nella stragrande maggioranza dei casi, il property management costituisce per molte imprese italiane più una voce di costo che una fonte di opportunità.

È, prima di ogni altra cosa, una questione di metodo: la frammentazione della governance, dovuta essenzialmente all’assenza di una control room centralizzata che consenta la supervisione globale del portafoglio immobiliare, porta inevitabilmente al rallentamento del processo decisionale, col rischio di vanificare occasioni favorevoli per dismettere strutture obsolete o superflue ed effettuare nuovi investimenti. Su un livello più alto, tutto ciò si traduce in possibili danni per il conto economico, dovuti sia all’insorgenza di spese impreviste sui singoli asset sia alla mancata valorizzazione del patrimonio immobiliare aziendale.

Superare quest’impasse, però, oggi è possibile, grazie alle soluzioni che compongono gli Integrated Workplace Management System. Vediamo quali sfide riescono a intercettare queste piattaforme, e cosa occorre fare per implementarle nell’ottica di impostare un vero cambio di marcia rispetto al property management.

La gestione del patrimonio immobiliare aziendale si complica dove dati e responsabilità non coincidono

La prima criticità da affrontare è quella della cosiddetta asimmetria organizzativa. Nel momento in cui non è stato definito un meccanismo di assegnazione dei ruoli, con l’identificazione di data owner lungo i vari processi, la difficoltà di garantire l’accuratezza dei dati cresce infatti in modo esponenziale.

D’altra parte – come gli addetti ai lavori ben sanno – quando la titolarità delle informazioni risiede in un reparto e la responsabilità decisionale è demandata a un altro ufficio è inevitabile che si formino colli di bottiglia e conflitti operativi.

Archivi frammentati, informazioni datate e presidi distribuiti

Rispetto alla gestione del patrimonio immobiliare, queste problematiche si amplificano ulteriormente in presenza di silos di file locali, spesso costituiti da fogli Excel non sincronizzati e salvati sui singoli desktop aziendali. La decentralizzazione geografica, con presidi locali che gestiscono le informazioni in modo autonomo, non fa che ostacolare la mappatura completa e integrata degli asset immobiliari.

Strutture organizzative di questo di questo tipo portano non solo a una maggiore difficoltà di accesso alle informazioni, ma anche alla loro obsolescenza. Una congiuntura da cui spesso derivano scelte poco oculate, perché banalmente basate su planimetrie, visure o dati catastali non immediatamente disponibili o non aggiornati.

Immobili, impianti, contratti e manutenzioni che parlano linguaggi diversi

Quando si parla di asset management immobiliare, però, non bisogna nemmeno sottovalutare il tema dell’eterogeneità degli strumenti con cui gli operatori devono gestire i processi.

Basti pensare alla presenza in azienda di software gestionali incapaci di scambiare dati tra loro: l’incompatibilità dei sistemi tende a provocare uno scollamento tra il piano tecnico/operativo e quello amministrativo, rendendo estremamente complessa la riconciliazione tra le evidenze a disposizione di una categoria di utenti e i dati visualizzati dai colleghi degli altri reparti. In altre parole, le stesse informazioni possono risultare irriconoscibili nel momento in cui vengono richiamate da un sistema basato su anagrafiche differenti. L’assenza di una piattaforma condivisa rallenta i processi di collaborazione interdipartimentali, e nell’ambito specifico del property management rende per esempio estremamente più difficoltosa la correlazione dei costi di manutenzione di un impianto con le relative clausole dei contratti di locazione.

Va precisato che non è sufficiente dotarsi di protocolli di comunicazione omogenei per ovviare al problema: bisogna anche provvedere alla standardizzazione dei criteri di compilazione e aggiornamento dei dataset. È necessario stabilire una tassonomia comune (possibilmente condivisa anche con i partner che si occupano della manutenzione degli asset) che definisca in modo univoco le categorie di spesa e i KPI che descrivono lo stato degli immobili aziendali.

Una gestione efficace del patrimonio immobiliare parte da una base dati solida

Dovrebbe a questo punto essere chiaro che il primo passo per implementare una gestione efficace del patrimonio immobiliare aziendale ha a che fare con la creazione di un unico database centralizzato e certificato. Una vera e propria Single Source of Truth che non si limiti a garantire l’integrità del dato, ma che determini, grazie all’introduzione di procedure e tassonomie standard, la drastica riduzione degli errori di data-entry e delle duplicazioni informative.

Censire gli asset e normalizzare le informazioni rilevanti

Creare un’anagrafica standardizzata significa effettuare un censimento rigoroso degli immobili, attribuendo a ciascuna unità un identificativo univoco e corredando la scheda con tutte le informazioni rilevanti ai fini dell’asset management: dalla superficie occupata alle sue destinazioni d’uso, includendo ovviamente anche eventuali vincoli e tutte le certificazioni del caso (energetiche, agibilità, antincendio).

Una volta composti i dataset, si passerà alla creazione dei fascicoli digitali dei fabbricati. Attenzione: non basta limitarsi a riportare su un file digitale le informazioni raccolte. Ciascun dato va messo a sistema in modo strutturato e uniforme all’interno di griglie logiche e tassonomiche comuni a tutti i fascicoli e a tutti i sistemi aziendali

Mettere in relazione dati tecnici, amministrativi e operativi

Solo a questo punto è possibile cominciare a bonificare e a correlare i fascicoli digitali tra il comparto tecnico/operativo e l’ufficio amministrativo. Attraverso un opportuno incrocio dei dataset si avrà per esempio la facoltà di collegare il valore del cespite contabile allo stato dell’edificio, ponendo le basi per abilitare un sistema di tracciamento delle spese attraverso l’associazione dei consumi energetici e delle spese operative in relazione ai rispettivi centri di costo amministrativi.

I passaggi operativi che migliorano davvero il governo degli immobili

Fin qui abbiamo analizzato i passaggi che permettono di migliorare la visibilità sul patrimonio immobiliare aziendale. Costruire gli strumenti e i processi che permettono di tradurre l’osservazione e l’analisi in azioni concrete, capaci quindi di generare nuovo valore per l’organizzazione, vuol dire attuare una serie di automatismi basati sui dati di cui dispongono ora gli attori coinvolti.

In particolare, occorre dare vita a:

• Piani manutentivi chiari e cadenzati, che antepongano la proattività alla reattività;
• Sistemi di alert automatici per scadenze di legge, controlli di sicurezza e rinnovi contrattuali;
• Strumenti di analisi puntuale degli scostamenti di budget sulle spese correnti;
• Processi di monitoraggio dei tassi di occupazione degli uffici per ottimizzare il layout aziendale;
• Procedure per l’identificazione rapida di aree sottoutilizzate o inefficienti da riqualificare, affittare o dismettere.

Tutto ciò non può naturalmente esulare dall’introduzione di workflow automatizzati: per ciascun nuovo task attivato è necessario far evolvere l’operatività da processi manuali, tipicamente gestiti via e-mail e sistemi per la produttività separati, a flussi di lavoro digitali e tracciabili, accessibili tramite una piattaforma unificata.

Nella gestione degli asset immobiliari l’integrazione conta più della sola raccolta dati: i KPI da tenere d’occhio

Una piattaforma unificata è del resto essenziale nell’ottica di assicurare l’interconnessione degli input: come detto, accumulare dati statici è inutile se poi i dataset non vengono inseriti in un ecosistema interconnesso di asset management immobiliare in grado di estrarre valore dall’interpolazione delle informazioni.

Parliamo non a caso di ecosistema. Nonostante il repository dei flussi sia unico, così da garantire la totale trasparenza delle procedure e un audit trail completo delle modifiche, ciascuna categoria di utenti dovrà comunque disporre di strumenti ad hoc, una costellazione di punti d’accesso caratterizzati ognuno da funzionalità peculiari. Ci saranno quindi cruscotti su misura per i tecnici (concentrati sul property management propriamente detto), per i contabili (versati sulle questioni squisitamente amministrative) e per i direttori (responsabili degli aspetti più strategici della governance).

Il sistema deve quindi prevedere non solo indicatori quantitativi che aiutino ciascuna tipologia di utenza a decodificare l’andamento di portafogli immobiliari articolati, ma anche metriche condivise per evitare conflitti interni sull’attendibilità dei dati. Tra i KPI da includere in una piattaforma di gestione del patrimonio immobiliare aziendale non possono mancare:

• Total Cost of Occupancy (TCO): Calcolo del costo complessivo di gestione rapportato al metro quadro;
• Facility Condition Index (FCI): Indicatore dello stato di salute e del livello di degrado fisico degli edifici;
• Space Utilization Rate: Percentuale di utilizzo effettivo degli spazi rispetto alla capacità massima teorica;
• Vacancy Rate: Tasso di sfitto e percentuale di aree non produttive;
• WAULT (Weighted Average Unexpired Lease Term): Durata media ponderata residua dei contratti di locazione;
• Yield di portafoglio: Rendimento economico e ROI generato dagli asset nel corso del tempo.

Così le nuove tecnologie aiutano la gestione del patrimonio immobiliare

A questo punto rimane solo una domanda a cui rispondere: come si passa dalla teoria alla pratica? Attraverso una soluzione IWMS (Integrated Workplace Management System). Si tratta di piattaforme progettate per unificare in un ambiente coeso i processi di Real Estate Management, di Facility Management, di Space Management e di gestione dei capital project, oltre alle pratiche che ruotano intorno alla sostenibilità ambientale.

È questa logica integrata che consente di abbattere i silos aziendali, assicurando la messa a sistema dei flussi di dati provenienti da tutti i dipartimenti coinvolti nei processi di gestione del patrimonio immobiliare aziendale, e garantendo una orchestrazione agile del workplace, anche in ottica di lavoro da remoto.

I sistemi IWMS evoluti possono inoltre interfacciarsi con l’ERP, sincronizzando le anagrafiche e creando in questo modo un allineamento bidirezionale e automatico tra diverse fonti di dati. Una funzionalità del genere non solo elimina alla radice l’inefficienza del doppio data entry, ma crea anche un flusso digitale continuo che inibisce l’inserimento manuale ridondante di informazioni su piattaforme diverse, azzerando di fatto il rischio di errori umani.

Grazie all’integrazione del ciclo passivo nella piattaforma, è pure possibile generare in modo automatico workflow complessi, come quelli che riguardano le richieste d’acquisto e gli ordini di acquisto, a partire da un’esigenza tecnica tracciata nell’IWMS.

La trasmissione dall’IWMS all’ERP dei dati contrattuali – si pensi a canoni, scadenze e ratei – permette invece di automatizzare i processi di fatturazione e liquidazione: l’approvazione tecnica e l’esecuzione della ricezione merci/servizi può infatti avvenire direttamente nell’app di manutenzione immobiliare, che sblocca in modo automatico il pagamento della fattura del fornitore lato ERP. Il tutto avviene senza scendere a compromessi sul piano della compliance (anche rispetto ai principi contabili internazionali).

L’aspetto più interessante dell’integrazione tra IWMS ed ERP è però forse quello legato al confronto tra budget e capex in tempo reale: interrogando i due sistemi in parallelo e incrociando lo stato di avanzamento lavori tracciato dall’IWMS con le risorse stanziate sull’ERP, è possibile monitorare l’effettiva evoluzione finanziaria dei progetti immobiliari, in modo da intervenire tempestivamente in caso di scostamenti eccessivi.

Quando la mappatura del patrimonio immobiliare smette di essere inventario e diventa leva competitiva

Ultimo, ma non per importanza, il tema della predittività. Attraverso simulazioni What-If, l’analisi dei dati integrati può quantificare l’impatto economico (e non solo) di ciascuna scelta in ambito di property management. Ciò permette di promuovere strategie volte da una parte a incrementare la redditività, il rendimento e il valore patrimoniale dei cespiti a bilancio, dall’altra a monitorare le metriche ESG per migliorare la sostenibilità ambientale degli edifici, sempre ottemperando alla conformità normativa in materia di sicurezza e certificazioni delle strutture.

Scegliere un partner come Qintesi per implementare questi strumenti e metterli al servizio dell’organizzazione significa quindi superare il concetto di registro statico dei costi e trasformare la gestione del patrimonio immobiliare aziendale in una nuova leva competitiva in grado di contribuire concretamente al raggiungimento degli obiettivi di business.

FAQ