La gestione documentale integrata è un tema cruciale per le aziende che desiderano affrontare la trasformazione digitale, soprattutto in settori tradizionalmente resistenti all’innovazione come la burocrazia. Questo è particolarmente vero per quanto riguarda gli adempimenti finanziari, amministrativi e logistici. Trovare un equilibrio tra le esigenze formali, come l’uso della firma elettronica, e la necessità di lavorare in mobilità, rappresenta una sfida significativa per le imprese moderne. La risposta a queste esigenze si trova in DDM, una piattaforma per la gestione dei processi documentali che offre soluzioni uniche e efficaci.
DDM for SAP Application: gestione documentale integrata e certificata
Prima di esplorare le caratteristiche tecniche di DDM, è importante sottolinearne l’unicità nel panorama del mercato. DDM for SAP Applications è una piattaforma documentale certificata da SAP, progettata per gestire processi transazionali. Questo riconoscimento implica che DDM ha superato rigorosi controlli di qualità ed è inclusa nella SAP Certified Solutions Directory. Grazie a questa certificazione, DDM è compatibile con tutte le versioni attualmente disponibili, inclusi ECC e S/4 HANA, e si integra perfettamente anche nell’offerta RISE with SAP.
Inoltre, Qintesi è recentemente diventata partner di DDM e ciò le permette di sviluppare progetti e soluzioni sfruttando il know-how di uno sviluppatore che ha realizzato oltre 100 installazioni, comprese più di 50 implementazioni internazionali. Grazie alla varietà di settori in cui DDM è stato implementato, la piattaforma è supportata da un ricco portafoglio di best practices adattabili a qualsiasi esigenza aziendale.
5 vantaggi dell’integrazione nella gestione dei processi documentali
La gestione documentale integrata con DDM for SAP Applications semplifica e potenzia i flussi di lavoro aziendali, migliorando l’efficienza e riducendo i rischi di errore. Attraverso funzioni avanzate come la firma elettronica e l’automazione intelligente, DDM offre un approccio moderno e sicuro alla gestione dei documenti.
1. Ottimizzazione dei processi documentali tramite firma elettronica
Quando si parla di processi documentali, uno dei requisiti più richiesti è l’utilizzo di workflow approvativi. DDM, essendo un’applicazione integrata in SAP, evita la necessità di interfacciare applicativi esterni. Questo consente di gestire i flussi approvativi direttamente all’interno dei moduli SAP. I passaggi approvativi possono sfruttare la firma elettronica (sia semplice che avanzata) su dispositivi come smartphone e tablet, utilizzando l’interfaccia utente SAP FIORI. Questo è reso possibile dalla sua certificazione e integrazione nativa. Grazie a questo sistema, l’approvazione dei documenti diventa facile e veloce, consentendo agli utenti di operare ovunque e in qualsiasi momento.
2. Automazione delle fatture con intelligenza artificiale
Un altro aspetto distintivo di DDM è il modulo avanzato di Invoice Automation. Questo sistema sfrutta l’intelligenza artificiale per analizzare i metadati delle fatture elettroniche e confrontarli con quelle già registrate. In questo modo, DDM è in grado di suggerire registrazioni automatizzate per le fatture passive, riducendo il rischio di errore umano e semplificando il processo di gestione delle fatture. Con strumenti di collaborazione come le chat archiviate come documenti approvativi, DDM ottimizza ulteriormente la gestione documentale.
3. Personalizzazione senza rischi per i processi transazionali
Una delle caratteristiche più interessanti di DDM for SAP Applications è la possibilità di personalizzazione. Essendo un’applicazione realizzata in ABAP, offre l’opportunità di utilizzare diverse BADI (Business Add-Ins) per inserire codice personalizzato. Inoltre, essendo un prodotto certificato, occupa un “namespace” dedicato, garantendo la compatibilità con tutte le future release di S/4HANA senza rischi di sovrascrittura di altri sviluppi.
4. Gestione efficiente dei documenti attraverso content server
DDM archivia i documenti digitali tramite il modulo standard SAP DMS (Document Management System), sfruttando tutti i content server supportati da SAP. Questa standardizzazione consente a DDM di essere installato e configurato anche in ambienti ECC o S/4HANA già dotati di soluzioni di archiviazione documentale. In alternativa, Qintesi può proporre l’uso di SAP CONTENT SERVER, associato a SAP MaxDB come database con licenze gratuite per i clienti SAP. Architettonicamente, DDM si integra perfettamente con le soluzioni certificate SAP, assicurando il rispetto delle normative vigenti.
5. La soluzione per tutti con l’interfaccia di sempre
Come evidenziato, DDM risponde alle esigenze dei processi interni che utilizzano oggetti e transazioni SAP. L’integrazione con SAP semplifica l’adozione del sistema e migliora l’esperienza utente. Gli operatori non devono apprendere nuove interfacce o sistemi, perché possono continuare a utilizzare le interfacce ufficiali SAP GUI e SAP FIORI. Questa funzionalità si estende anche alla gestione di documenti che non provengono da SAP: documenti come schede fornitori o schede di lavorazione possono essere gestiti all’interno dell’ambiente DDM, pur non essendo collegati a oggetti standard SAP.
Tutti i documenti archiviati possono essere gestiti tramite un’unica transazione, DDM Explorer, che offre accesso a tutte le funzionalità della soluzione documentale. Questa caratteristica rende DDM un repository unico e versatile per processi documentali personalizzati.
SAP DDM, una soluzione integrata per l’ottimizzazione dei processi documentali
In sintesi, la gestione documentale integrata è una delle sfide più complesse che le aziende devono affrontare, soprattutto nella gestione dei processi amministrativi e logistici. Tuttavia, DDM for SAP Applications offre una soluzione unica ed efficace per superare queste sfide. Essendo una piattaforma certificata SAP, DDM si integra perfettamente con l’ecosistema SAP e fornisce un portafoglio di best practices adattabili a diverse esigenze, insieme a un sistema sicuro ed efficiente di archiviazione documentale.
In definitiva, DDM rappresenta un valore aggiunto significativo per le aziende che desiderano trasformarsi digitalmente e gestire con successo la documentazione integrata.
Posso personalizzare DDM per le esigenze specifiche della mia azienda?
DDM rappresenta una soluzione chiave per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei propri processi documentali. Grazie alla sua natura integrata e certificata, DDM non solo facilita la digitalizzazione dei processi aziendali, ma offre anche una gamma di opzioni di personalizzazione che rispondono alle esigenze specifiche di ogni organizzazione.
- Personalizzazione dei workflow: Le aziende possono attivare e configurare workflow predefiniti per adattarsi alle loro operazioni interne, semplificando l’approvazione e la gestione dei documenti.
- Integrazione con processi aziendali: DDM è progettato per integrarsi perfettamente con l’ecosistema SAP, consentendo una gestione più fluida dei documenti e migliorando l’efficienza operativa. La sua configurazione nativa consente di allineare i processi documentali con le specifiche esigenze aziendali.
- Automazione intelligente: Con moduli come l’Invoice Automation, DDM sfrutta l’intelligenza artificiale per ottimizzare il trattamento delle fatture, riducendo il rischio di errore umano e accelerando le operazioni.
La possibilità di personalizzare DDM in base alle specifiche esigenze aziendali consente di adattare la piattaforma a differenti settori e dimensioni. Le aziende possono attivare flussi di lavoro pre-configurati e utilizzare il modulo di personalizzazione integrato, assicurando così che la soluzione si allinei perfettamente alle loro necessità operative e strategiche. Scegliendo DDM, le aziende non solo affrontano le sfide della gestione documentale in modo efficace, ma si preparano anche a un futuro in cui la digitalizzazione e l’efficienza operativa saranno sempre più centrali nella competitività del mercato.
