La gestione documentale integrata è uno dei principali temi da affrontare per trasformare digitalmente un’azienda in uno dei comparti tradizionalmente più resistenti all’innovazione: la burocrazia, in particolare quella legata agli adempimenti finanziari, amministrativi e logistici. Conciliare le esigenze formali, quali per esempio l’uso della firma elettronica, con la necessità di operare sempre più spesso in mobilità, costituisce ancora oggi una delle sfide più complesse per le aziende. La risposta a questa richiesta arriva da DDM, una piattaforma per la gestione dei processi documentali che offre alcune soluzioni uniche ed efficaci.
DDM for SAP Application: gestione documentale integrata e certificata
Prima di procedere con le caratteristiche tecniche della piattaforma, è bene sottolinearne l’unicità nel mercato: DDM for SAP Applications è una piattaforma documentale per la gestione di processi transazionali certificata SAP. Questo significa che, avendo superato un rigoroso controllo di qualità, è presente sul sito ufficiale SAP tra le “SAP Certified Solutions Directory”; per questo è compatibile con tutte le versioni attualmente disponibili, ECC e S/4 HANA, anche nell’offerta RISE with SAP.
Qintesi è di recente diventata partner di DDM e può quindi proporre progetti e soluzioni basandosi sul know-how dello sviluppatore, che ha all’attivo più di 100 installazioni, fra le quali una composta da più di 50 rollout internazionali. Vista la diversità settoriale delle installazioni, la piattaforma dispone di un ottimo portafoglio di best practices che possono essere adattate a tutte le principali esigenze e a tutte le dimensioni aziendali.
I vantaggi dell’integrazione per la gestione dei processi documentali
Una delle principali richieste quando si tratta di processi documentali è l’utilizzo di workflow approvativi. DDM, trattandosi di una soluzione integrata in SAP, non richiede di interfacciare applicativi esterni a SAP e permette di integrare i flussi approvativi direttamente nei moduli di SAP. I passaggi approvativi possono utilizzare la firma elettronica (Semplice o Avanzata), su dispositivi come smartphone e tablet, utilizzando SAP FIORI come interfaccia utente. Anche questo è possibile proprio perché la soluzione è nativamente certificata e integrata. Con lo stesso principio, DDM organizza in modo semplice e lineare tutte le principali esigenze nel campo della gestione documentale, come fatturazione elettronica, scadenzario documenti, gestione ciclo attivo e passivo, scenari di firma DDT, dichiarazioni di origine merce e tanto altro.
DDM offre anche un modulo avanzato di Invoice Automation: un sistema di intelligenza artificiale legge i metadati della fattura elettronica e li confronta con le fatture già registrate dello stesso fornitore, in questo modo è in grado di proporre all’operatore la registrazione automatizzata della fattura passiva.
Inoltre, sono disponibili diversi strumenti di collaborazione, per esempio le chat, che possono essere archiviate come documenti approvativi.
1. Personalizzazione senza rischi per i processi transazionali
Un altro degli aspetti interessanti di DDM for SAP Applications è la possibilità di personalizzare la soluzione: trattandosi di un’applicazione realizzata in ABAP, si possono sfruttare diverse BADI (Business Add-Ins) opportunamente previste per introdurre del codice custom.
Inoltre, trattandosi di un prodotto certificato, occupa un “namespace” dedicato e può essere quindi installato su qualsiasi istanza SAP, senza il rischio di sovrascrivere altri sviluppi, garantendo in questo modo la piena compatibilità con le release future di S/4HANA.
2. Gestione efficiente dei documenti attraverso content server
DDM archivia i documenti digitali attraverso il modulo standard SAP DMS (Document Management System): in questo modo può utilizzare tutti i content server supportati da SAP stessa. Grazie a questa sua standardizzazione, DDM può essere installato e configurato anche in ambienti ECC o S/4HANA dove è già presente una soluzione di archiviazione documentale.
In alternativa, Qintesi può proporre l’utilizzo di SAP CONTENT SERVER abbinandolo a SAP MaxDB come database, le cui licenze sono gratuite per i clienti SAP. Anche dal punto di vista architetturale, DDM conferma la piena integrazione con le soluzioni certificate SAP, garantendo la completa osservazione delle compliance normative, generali e di settore.
3. La soluzione per tutti, con l’interfaccia di sempre
Come abbiamo visto, DDM permette di rispondere a processi interni che utilizzano oggetti e processi transazionali di SAP. Rispetto ad altre soluzioni, l’uso di un sistema integrato con SAP permette di agevolarne l’adozione e di facilitarne la User Experience: gli operatori non dovranno apprendere una nuova interfaccia o usare un nuovo sistema perché potranno usufruire delle interfacce ufficiali SAP GUI e SAP FIORI, senza dover imparare l’utilizzo di applicativi esterni.
Questa caratteristica si estende anche alla gestione di documenti che non hanno origine in SAP: documenti specifici come le schede fornitori o le schede di lavorazione, possono essere gestiti all’interno dell’ambiente DDM, pur non essendo collegati a Business Object standard SAP. Tutti i documenti archiviati possono essere gestiti da un’unica transazione, DDM Explorer, che racchiude in un solo accesso tutte le funzionalità della soluzione documentale.
Questa peculiarità permette a DDM di candidarsi come repository unico e versatile per processi documentali in scenari altamente personalizzati.
Tutti i vantaggi in una sola soluzione
In sintesi, la gestione documentale integrata rappresenta una delle sfide più complesse per le aziende, soprattutto quando si tratta di gestire i processi amministrativi e logistici. Tuttavia, DDM for SAP Applications offre una soluzione unica ed efficace per affrontare questa sfida. Trattandosi di una piattaforma certificata SAP, si integra nativamente con l’ecosistema SAP e può offrire un portafoglio di best practices adattabili a tutte le principali esigenze di processo, con un sistema efficiente e sicuro di archiviazione documentale.
In definitiva, DDM rappresenta una soluzione a valore aggiunto estremamente elevato per le aziende che cercano di trasformarsi digitalmente e affrontare con successo la gestione documentale integrata.
