La gestione dei contratti di leasing rappresenta un’attività cruciale e complessa per molte organizzazioni. Le aziende devono amministrare contratti di leasing attivi, passivi e intercompany su beni differenti, come immobili, veicoli, attrezzature e sistemi IT. Un approccio efficiente a questa gestione implica non solo il controllo delle scadenze e dei pagamenti, ma anche una stretta integrazione con i processi finanziari aziendali, assicurando conformità normativa, ottimizzazione della liquidità e controllo di costi e ricavi.
Per rispondere a queste esigenze, è fondamentale adottare una soluzione software specializzata. Il modulo SAP RE-FX – Flexible Real Estate Management, in particolare nella sua componente Contract and Lease Management (CLM), si afferma come strumento completo per la gestione leasing con SAP.
SAP RE-FX: funzionalità per la gestione del leasing
Il modulo SAP RE-FX CLM fornisce un framework centralizzato e scalabile per gestire in modo integrato l’intero ciclo di vita dei contratti di leasing. Le sue funzionalità coprono ogni aspetto della gestione leasing SAP, tra cui:
Gestione anagrafica contrattuale leasing
- Oggetti di leasing: Gestione dettagliata di immobili, terreni, veicoli, macchinari e licenze software, con possibilità di associare attributi specifici (ubicazione, caratteristiche tecniche, dimensioni, ecc.).
- Partner contrattuali: Amministrazione di locatori, locatari e altri soggetti coinvolti nei contratti di leasing.
- Condizioni contrattuali: Definizione completa di canoni fissi e variabili, spese accessorie, depositi cauzionali, opzioni di rinnovo o acquisto.
- Date e scadenze: Tracciamento puntuale delle date critiche (inizio, fine, rinnovo, disdetta, adeguamenti).
Automazione contabile e fatturazione leasing
- Piano di cash flow: Generazione automatica dei flussi di cassa previsti, base per le successive registrazioni contabili.
- Contabilizzazioni massive automatiche: Canoni attivi e passivi, spese e ratei gestiti automaticamente.
- Fatturazione leasing attivo: Emissione automatica delle fatture clienti, integrata con SAP FI-CO.
- Registrazione fatture passivo: Allineamento delle fatture fornitori alle condizioni contrattuali previste.
- Gestione ratei e risconti: Calcolo automatico per garantire corretta competenza economica.
- Adeguamento canoni: Aggiornamento automatico dei canoni (es. indicizzazione ISTAT) e delle scritture contabili associate.
Eventi e modifiche contrattuali
- Workflow e Promemoria: Notifiche su rinnovi, scadenze e modifiche contrattuali.
- Gestione Versioni: Tracciamento storico delle modifiche e degli addendum contrattuali.
Reporting e analisi easing
- Report Portafoglio Leasing: Analisi su cash flow, ricavi, costi e performance contrattuale.
- Monitoraggio Scadenze: Strumenti per prevenire ritardi e disallineamenti nei rinnovi.
SAP RE-FX e IFRS 16: Gestione leasing in conformità normativa
L’adozione del principio contabile internazionale IFRS 16 ha trasformato il modo in cui le aziende rilevano i leasing in bilancio. SAP RE-FX è nativamente predisposto per la gestione leasing IFRS 16, offrendo:
- Classificazione contratti leasing IFRS 16.
- Valutazione RoU (Right-of-Use): Calcolo automatico del valore attuale dei pagamenti per il diritto d’uso.
- Contabilizzazione IFRS 16:
- Registrazione iniziale del cespite RoU e della passività.
- Ammortamento periodico del cespite.
- Calcolo degli interessi.
- Gestione modifiche contrattuali e ricalcolo dei valori.
- Registrazione iniziale del cespite RoU e della passività.
- Integrazione con SAP Asset Accounting: RoU gestito come cespite, con piena tracciabilità e ammortamento automatizzato.
- Reporting IFRS 16: Produzione dei dati necessari per le disclosure richieste dal bilancio.
Integrazioni finanziarie SAP per il Lease Management
L’efficienza della gestione leasing tramite SAP RE-FX è amplificata dalle sue integrazioni con i principali moduli SAP finanziari:
SAP FI (Financial Accounting)
- Contabilizzazione automatica dei canoni e dei movimenti IFRS 16.
- Gestione partite aperte clienti e fornitori.
- Fatturazione elettronica attiva e passiva conforme alla normativa.
SAP CO (Controlling)
- Allocazione costi e ricavi: Imputazione ai centri di costo, WBS, ordini.
- Pianificazione e budget: Integrazione del cash flow nei processi di forecasting.
- Analisi redditività: Monitoraggio della marginalità dei contratti leasing.
SAP TRM (Treasury and Risk Management)
- Previsioni di liquidità: Miglioramento dei processi di cash management.
- Gestione rischio cambio: Per contratti in valuta estera.
- Valutazione strumenti finanziari: Inclusione delle passività di leasing.
SAP AA (Asset Accounting)
- Gestione RoU IFRS 16 come cespite, con ammortamenti automatici.
- Gestione cespiti locati per i contratti di leasing operativo/finanziario.
Vantaggi di SAP RE-FX per la gestione del leasing
L’implementazione di SAP RE-FX CLM consente alle aziende di:
- Centralizzare i dati contrattuali con impatti contabili immediati.
- Automatizzare i processi contabili (canoni, ratei, risconti, fatture).
- Controllare i flussi di cassa leasing grazie a piani precisi e aggiornati.
- Assicurare la conformità normativa IFRS 16 e fiscale.
- Potenziare il controllo di gestione e l’analisi finanziaria.
- Ridurre i rischi contabili e migliorare l’auditabilità dei processi.
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- Quality assurance e analisi funzionale.
- Progettazione e implementazione della soluzione.
- Integrazione IFRS 16 con SAP RE-FX.
- Migrazione dati contrattuali.
- Sviluppo report avanzati.
- Supporto continuativo e manutenzione.
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