RISE with SAP S/4HANA: 5 errori da evitare per una migrazione agile

L’offerta RISE with SAP per S/4HANA – gli addetti ai lavori lo sanno bene – ha radicalmente cambiato le regole del gioco per quanto riguarda la possibilità di migrare agilmente all’ERP di nuova generazione: SAP di fatto ha dato vita a un approccio “Business Transformation as a Service”, che semplifica e indirizza il percorso di trasformazione in intelligent enterprise anche per le aziende meno strutturate.

La transizione verso SAP S/4HANA rappresenta un passaggio strategico per tutte le organizzazioni che vogliono accelerare la propria trasformazione digitale. Ma per affrontare con successo una migrazione di questa portata e massimizzare i benefici che derivano dall’adesione a un programma come RISE with SAP per S/4HANA, è fondamentale evitare alcuni errori comuni che potrebbero rallentare o addirittura compromettere il progetto.

1) RISE with SAP per S/4HANA: cos’è e a chi si rivolge

Prima di entrare nel dettaglio ed esaminare analiticamente le scelte che determinano potenziali rischi per la buona riuscita della migrazione, conviene descrivere le caratteristiche e i vantaggi di RISE with SAP.

Parliamo di un’offerta integrata che supporta le aziende nel passaggio verso un ecosistema gestionale cloud-based, quindi scalabile ed espandibile, il cui centro di gravità è costituito da SAP S/4HANA.

Proprio in virtù del modello distributivo sviluppato sul cloud, la proposta, come detto, è adatta alle aziende di tutte le dimensioni, che possono finalmente soddisfare tre esigenze critiche quando si affronta un processo evolutivo di questa portata:

• Snellire la complessità infrastrutturale ed i relativi costi ricorrenti, spostando i flussi di lavoro dell’ERP nel cloud;
• Velocizzare i tempi di innovazione, grazie a strumenti abilitanti come SAP BTP (Business Technology Platform), SAP Signavio, SAP Business Network e SAP Build;
• Accompagnare il cambiamento, fornendo supporto sia tecnologico che metodologico.

RISE with SAP, in altre parole, mette potenzialmente sullo stesso piano grandi organizzazioni di livello enterprise e aziende di taglia media. L’offerta, infatti, abbatte le tradizionali barriere all’ingresso costituite da capacità finanziaria, competenza e flessibilità organizzativa: chiunque voglia rinnovare il proprio sistema gestionale, adottando tecnologie all’avanguardia per ottimizzare i processi e renderli più accessibili in un mondo sempre più iperconnesso, oggi ha l’opportunità di farlo.

2) Le sfide della migrazione: non è solo una mera trasformazione tecnologica

Dovrebbe a questo punto risultare chiaro che una migrazione a SAP S/4HANA, anche e soprattutto nel contesto RISE with SAP, non è solo una questione tecnica: intervengono diversi fattori, ciascuno determinante per garantire che ogni tassello del mosaico trovi la giusta collocazione.

Da questo punto di vista, le principali criticità si concentrano sulla gestione di:

• Applicazioni legacy: sistemi sviluppati negli anni che spesso non sono compatibili con il nuovo modello cloud-native. Reingegnerizzare o sostituire questi sistemi richiede tempo e risorse.
• Change management: la trasformazione implica un lavoro sinergico tra IT e business, un coinvolgimento degli utenti finali e una chiara strategia di formazione e comunicazione.
• Governance del dato: per sprigionare tutto il potenziale dell’intelligent enterprise, il nuovo ambiente gestionale necessita di dati puliti, strutturati e affidabili. Solo così diventa possibile consentire il funzionamento corretto dei processi di business che si andranno a integrare con l’ERP.

3) I 5 errori da evitare per una transizione agile

Sottovalutare questi punti di attenzione potrebbe ritardare il processo di transizione e generare costi inattesi. Tutto questo al netto di alcune cattive pratiche ricorrenti, che sono le cause più comuni alla base di progetti di migrazione che faticano a procedere in modo agile.

Entriamo dunque nel cuore del problema: perché una migrazione a SAP S/4HANA nel contesto di RISE with SAP abbia pienamente successo, è fondamentale evitare questi cinque errori:

• Assenza di una fase di assessment accurato
  Avviare le attività senza una valutazione dettagliata dell’ambiente attuale (custom code, dati, processi, interfacce) rischia di compromettere l’intero progetto. Di conseguenza, è essenziale prevedere un assessment iniziale accurato, non solo nell’ottica di conoscere approfonditamente gli asset che dovranno essere portati nel nuovo ambiente, ma anche e soprattutto per definire la strategia di migrazione più adatta alla realtà aziendale.

• Mancanza di consapevolezza rispetto alle alternative
  E la scelta del piano strategico gioca un ruolo cruciale nella migrazione al nuovo sistema gestionale.Gli approcci proposti da SAP per un processo di transizione sono, di solito tre:
  • Brownfield: Migrazione completa dei processi aziendali e della base dati;
  • Greenfield: Reengineering completo dei processi aziendali e migrazione selettiva della base dati;
  • Bluefield: Reengineering parziale dei processi aziendali e migrazione selettiva della base dati.

La valutazione accurata dei possibili scenari consentirà l’adozione del miglior approccio in relazione alla realtà aziendale. Nel processo di verifica sarà necessario considerare la giusta valutazione tra il mantenimento della base dati, la salvaguardia degli investimenti eseguiti nel corso degli anni e la volontà di innovazione dei processi aziendali.

• Scarsa preparazione rispetto alla bonifica dei dati
  I dati errati, duplicati o non normalizzati possono causare problemi rilevanti in fase di migrazione. È dunque imprescindibile avviare una data readiness con largo anticipo.
  
  
• Eccessive aspettative di personalizzazione
  Il passaggio al cloud richiede un’analisi accurata delle personalizzazioni, che non possono essere eccessive, pena la perdita di efficienza dei workflow. Nel rispetto dell’approccio standard first è fondamentale focalizzarsi in primis sui processi core e adattare quelli ancillari ai meccanismi del nuovo gestionale.
  
  
• Insufficiente coinvolgimento degli stakeholder
  Le funzioni IT e Business dovranno essere parte attiva del cambiamento. È necessario perciò coinvolgerne i responsabili sin da subito in modo che ciascun reparto sia consapevole del proprio ruolo per tutto il processo di transizione e delle logiche di un progetto RISE with SAP.

È inoltre consigliabile l’adozione di un approccio risk based, con l’identificazione e la condivisione dei possibili rischi e l’assegnazione delle relative responsabilità: senza il contributo degli stakeholder, non sarà possibile definire un modello adeguato né trasferire efficacemente le nuove logiche insite in S/4HANA. È inoltre necessario innescare un cambio di mentalità nell’utente finale prevedendo programmi di formazione ad hoc e, laddove possibile, mettendo a disposizione delle varie organizzazioni “champion” aziendali disposti a promuovere l’utilizzo dei nuovi strumenti.

4) Il ruolo di Qintesi: semplificare la migrazione a SAP S/4HANA tramite RISE with SAP

Evitare questi cinque errori e presidiare le aree più insidiose di una trasformazione, comunque, molto complessa come la migrazione a SAP S/4HANA tramite RISE with SAP si può. Come? Facendo leva su un partner esperto e affidabile, dotato di tutte le certificazioni e le competenze per assistere l’organizzazione in ciascuna fase del progetto, dall’assessment al deployment, senza dimenticare i fondamentali aspetti della formazione e dell’onboarding.

Qintesi, forte di un’ampia esperienza in progetti SAP e di una profonda conoscenza del modello RISE with SAP, è per l’appunto in grado di accompagnare e guidare le aziende lungo l’intero percorso di trasformazione, con un approccio strutturato e su misura che consente di giocare d’anticipo e prevenire in modo puntuale i cinque errori che potrebbero inficiare il successo del progetto. Qintesi infatti offre:

• Assessment tecnico e funzionale: Analisi delle soluzioni attualmente in uso e definizione della roadmap di migrazione.

In questo contesto, Qintesi ha sviluppato due strumenti distintivi:

• HLA (High Level Assessment): Un assessment gratuito e guidato che fornisce una visione preliminare dei rischi, opportunità e scenari di migrazione verso SAP S/4HANA, con indicazioni su sizing e strategia più adatta al contesto del cliente
• DLA (Deep Level Assessment): Un’analisi tecnica e funzionale approfondita per definire in modo dettagliato la strategia di migrazione da SAP ECC a S/4HANA, attraverso assessment di compatibilità, readiness dei sistemi e workshop mirati sui macro-processi.

• Pianificazione della strategia di migrazione: Supporto nell’identificazione della roadmap corretta e guida nella scelta dell’approccio più adatto alla realtà aziendale da trasformare. Che si tratti di una conversione brownfield, di un greenfield o di una migrazione selettiva, Qintesi è in grado di costruire un piano personalizzato che coniuga innovazione e continuità operativa.

• Governance dei dati: In stretta collaborazione con il cliente, Qintesi definisce la strategia più adeguata per la gestione dei dati, identificando eventuali attività di data cleansing e data harmonization, necessarie a garantire qualità, coerenza e affidabilità delle informazioni nel nuovo sistema.

• Approccio standard oriented:  Al fine di ridurre la complessità progettuale, contenere i costi di manutenzione e facilitare l’evoluzione futura del sistema, Qintesi promuove un percorso di adozione delle funzionalità standard basate sulle Best Practices SAP, favorendo l’allineamento dei processi di business ai modelli di riferimento di mercato.

• Onboarding: L’esperienza ed l’approccio metodologico di Qintesi, basati sul coinvolgimento della funzione IT sin dalle prime fasi progettuali e sulla condivisione delle linee guida per la transizione a SAP S/4HANA RISE, facilitano:
• le attività di formazione e comunicazione interna
• il trasferimento delle competenze ai Key Users
• la definizione dei momenti chiave di coinvolgimento dei principali stakeholder

Con un approccio orientato all’agilità, Qintesi è quindi in grado di supportare le aziende di qualsiasi dimensione. Non si tratta solo di evitare gli errori più comuni e accelerare il ritorno sugli investimenti della nuova piattaforma SAP, ma soprattutto di mettere a disposizione degli utenti l’esperienza e le competenze necessarie per affrontare con successo il percorso di trasformazione verso un futuro digitale realmente a misura di business.