Rendere più efficienti i processi aziendali è una necessità sempre più impellente per i business: cambiamenti di mercato sempre più rapidi, concorrenza a livello globale e costi in crescita sono solo alcuni dei principali fattori che contribuiscono a una competizione sempre più serrata. Per supportare le imprese nel migliorare, la process intelligence si configura come uno dei migliori strumenti.
Process intelligence: definizione e strumenti
La process intelligence è una disciplina che si occupa di acquisire, analizzare e comprendere i processi aziendali al fine di migliorarne l’efficienza e l’efficacia. Si basa sull’uso di dati e informazioni generate dalle attività operative per ottenere una visione dettagliata dei flussi di lavoro. Per alcuni versi può essere vista come un’estensione funzionale del process mining, che prevede la raccolta e l’analisi dei dati ed è un mercato in ascesa verticale, che si stima avrà una crescita annuale del 49,4% nei prossimi sei anni, con un giro d’affari potenziale di 27,72 miliardi di dollari, con l’Europa leader di mercato.
SAP Signavio è la suite cloud di trasformazione dei processi che offre alle aziende la capacità di comprendere, migliorare e trasformare tutti i processi aziendali (end-to-end), in modo rapido e su larga scala, attraverso soluzioni SAP e non SAP.
SAP Signavio e il suo ruolo nella process intelligence
Come contribuisce questa suite alla process intelligence? Per rispondere a questa domanda vediamo le sue caratteristiche chiave e come queste si integrano nella disciplina:
Raccolta dei dati: SAP Signavio Process Intelligence raccoglie dati da diverse fonti interne all’azienda, inclusi i sistemi ERP come SAP e altri depositi non SAP di dati di business. Questa fase comprende l’estrazione e l’aggregazione di informazioni rilevanti sui processi e le attività.
Visualizzazione e analisi dei processi: attraverso i componenti “Process Execution Analysis”, “Process Variant Analysis” e “Transaction Code Analysis”, SAP Signavio Process Intelligence permette di analizzare come vengono eseguiti i processi attraverso la funzionalità Best-Run Score, di identificare le varianti principali del processo e potenziali colli di bottiglia e di controllare la numerosità e la frequenza delle personalizzazioni di un determinato processo. Queste funzionalità consentono di generare potenziali indicazioni di valore nell’ottica di disegnare e implementare il processo target ottimizzato.
Monitoraggio in tempo reale: La piattaforma permette anche di controllare i processi in tempo reale, permettendo alle aziende di intervenire rapidamente a variazioni o problemi nei flussi di lavoro. Questo aiuta ad aumentare la flessibilità operativa e ad assicurare un adeguamento costante con gli obiettivi aziendali.
Generazione di report e dashboard: SAP Signavio Process Intelligence offre la possibilità di creare report e dashboard su misura. Questa funzionalità consente alle imprese di trasmettere efficacemente i risultati delle analisi ai vari attori dell’organizzazione, favorendo la diffusione di informazioni essenziali per il processo decisionale.
Guida alla scelta dei KPI di riferimento
Nell’ambito della process intelligence, uno degli aspetti chiave è l’identificazione degli indicatori di performance (KPI) corretti: questa, infatti, consente alle aziende di valutare in modo accurato l’efficienza, l’efficacia e la conformità dei propri processi.
Qintesi, grazie all’esperienza maturata sul campo, supporta le aziende nell’identificazione dei KPI corretti attraverso l’analisi accurata delle cinque dimensioni più rilevanti:
- Allineamento con gli obiettivi aziendali
- Rilevanza del contesto
- Focus sulla qualità e sull’efficienza
- Adattabilità al cambiamento
- Coinvolgimento degli stakeholder
In sintesi, la scelta accurata degli indicatori di performance in ambito di process intelligence è cruciale per ottenere una valutazione significativa dei processi aziendali. Poiché le esigenze e gli obiettivi variano da azienda ad azienda, è importante personalizzare i KPI in base al contesto specifico per massimizzare il valore derivante dall’analisi dei processi.
I 7 KPI chiave per misurare la performance di processo
Come abbiamo accennato, nel contesto di SAP Signavio Process Intelligence, le famiglie di KPI rilevanti possono variare in base agli obiettivi specifici dell’azienda e ai processi sotto analisi. Tuttavia, di seguito elenchiamo alcune famiglie di KPI che potrebbero essere di interesse generale e particolarmente significativi per le aziende.
- Tempo di esecuzione dei processi:
- Durata totale del processo: misura il tempo complessivo richiesto per completare un intero processo.
- Tempo di esecuzione di attività specifiche: valuta quanto tempo è necessario per eseguire singole attività all’interno di un processo.
- Efficienza operativa
- Rapporto tra risorse e produzione: misura l’efficienza nell’allocazione delle risorse rispetto alla produzione o all’erogazione di servizi.
- Utilizzo delle risorse: valuta quanto efficientemente vengono utilizzate le risorse disponibili durante l’esecuzione dei processi.
- Conformità e controllo
- Livello di conformità: misura il grado di aderenza ai requisiti normativi e alle best practices.
- Incidenti di conformità: monitora gli incidenti di non conformità e valuta la tempestività delle risposte correttive.
- Qualità del processo
- Errori o ritorni: misura la frequenza di errori o ritorni nei processi e valuta l’impatto sulla qualità complessiva.
- Conformità alla qualità: valuta quanto i processi rispettino gli standard di qualità predefiniti.
- Customer satisfaction
- Tempo di risposta al cliente: calcola quanto velocemente l’azienda risponde alle richieste dei clienti.
- Percentuale di successo nelle richieste dei clienti: valuta la percentuale di soddisfazione alle richieste dei clienti all’interno dei processi.
- Adozione tecnologica
- Utilizzo di funzionalità IT: misura l’effettivo utilizzo delle funzionalità di SAP Signavio Process Intelligence e di altri strumenti IT correlati.
- Aggiornamenti Tecnologici: valuta la tempestività con cui l’azienda adotta nuove funzionalità o aggiornamenti della tecnologia.
- Scalabilità e flessibilità
- Risposta ai picchi di carico: stima la capacità dei processi di gestire aumenti improvvisi nella richiesta senza perdita di prestazioni.
- Adattabilità ai cambiamenti: esamina quanto facilmente i processi possono adattarsi a cambiamenti nelle condizioni operative.
Conquistare efficienza operativa grazie a Qintesi e SAP Signavio
Con il nostro approccio incrementale nell’adozione di SAP Signavio Process Intelligence, che privilegia agilità e flessibilità nell’utilizzo della soluzione, Qintesi aiuta i propri clienti, a definire già in fase iniziale i KPI da implementare, in ottica process based ed in accordo con specifiche esigenze ed obiettivi aziendali. La definizione di KPI mirati contribuisce ad ottenere una valutazione più approfondita e significativa dei processi abilitando un circolo virtuoso e di continuo miglioramento dei processi gestiti.
