Che il mercato di oggi richieda un’attenzione sempre maggiore a costi, sprechi e in generale al tema dell’ottimizzazione dell’uso delle risorse è un fatto ampiamente assodato. Ma come raggiungere il livello di efficienza ideale nelle aziende che hanno processi articolati o complessi?
La risposta arriva dal Business Process Management (BPM), una metodologia che, appunto, analizza e migliora i processi aziendali. Scopriamo più nel dettaglio come funziona e quali vantaggi può offrire alle aziende.
Cos’è il Business Process Management (BPM) e come funziona
Gartner definisce il Business Process Management come “una disciplina che utilizza vari metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali”.
Ma quanto incide l’efficienza dei processi e l’efficacia nella loro gestione nel bilancio di un’azienda? Secondo Bain & Company, su un campione di più di 700 processi ridisegnati, il risparmio va dal 20 al 30%. In quest’ottica, disporre di strategie e strumenti adeguati al Business process management può diventare un vantaggio strategico per le aziende. Vantaggio che si concretizza principalmente attraverso l’infrastruttura IT e l’uso corretto dei sistemi informativi.
Fasi principali del Business process management
Il BPM si articola in cinque fasi principali, ognuna delle quali rappresenta un passo fondamentale in un ciclo continuo di miglioramento. Ogni fase è interconnessa e contribuisce a garantire che i processi siano non solo efficienti ma anche allineati con gli obiettivi strategici dell’azienda. Le fasi del BPM includono:
- Analisi: questa fase prevede una valutazione approfondita dei processi esistenti. Identificare le inefficienze, i colli di bottiglia e le aree di miglioramento è cruciale per stabilire una base di partenza solida.
- Modellazione: creare rappresentazioni grafiche dei processi consente di visualizzare e comprendere come interagiscono le varie componenti. La modellazione facilita anche la comunicazione tra i diversi attori coinvolti, rendendo il processo più trasparente.
- Implementazione: qui, le modifiche pianificate vengono attuate. È fondamentale garantire che tutte le parti interessate siano coinvolte e formate per adottare le nuove pratiche, affinché l’implementazione sia fluida e efficace.
- Monitoraggio: utilizzando indicatori chiave di performance (KPI), le aziende possono valutare in tempo reale l’efficacia dei nuovi processi. Il monitoraggio continuo è essenziale per raccogliere dati che guideranno le future ottimizzazioni.
- Ottimizzazione: l’analisi dei dati raccolti permette di apportare miglioramenti costanti, adattando i processi alle mutevoli esigenze di mercato e alle innovazioni tecnologiche.
Come il Business process management migliora la gestione aziendale
Anche se a primo impatto si tende ad associare il concetto di processo ad ambiti piuttosto specifici, in particolare produzione o servizi, è sufficiente fare un’analisi leggermente più profonda per rendersi conto che in ogni azienda esistono processi che possono essere ottimizzati. Dai funnel di vendita alla gestione dei resi merce, dal primo contatto con un nuovo cliente all’erogazione di servizi accessori, tutto può beneficiare del Business Process Management.
In termini generali, questa disciplina agisce sia sul monitoraggio, introducendo nuove metriche e KPI di riferimento, sia sulla progettazione e il mantenimento dei processi. Vediamo alcuni fra i principali vantaggi che offre.
1. Riduzione dei tempi operativi
Il primo punto è il cardine del business process management: l’idea stessa di intervenire sui processi introducendo strumenti e parametri di controllo è finalizzata alla riduzione dei tempi operativi e alla conquista di una maggiore efficienza. La riduzione dei costi e l’aumento della sostenibilità che ne derivano sono di fatto i due fattori che giustificano l’introduzione stessa di un meccanismo di gestione come il BPM.
2. Dati e metriche più affidabili
Come abbiamo accennato, la tecnologia è un fattore abilitante per un business process management efficace. Questo significa che, attraverso strumenti di rilevamento e monitoraggio nuovi e più completi, sarà possibile migliorare la qualità del dato, sia in termini di precisione, sia in termini di quantità di parametri monitorati. Dati che poi potranno essere analizzati, anche in tempo reale, per individuare le opportunità di miglioramento o riprogettazione all’interno dei processi aziendali.
3. Miglioramento della scalabilità e della flessibilità
Anche in questo caso, la chiave è la maggiore visibilità e controllo dei processi, che naturalmente concorrono al miglioramento dell’intero controllo di gestione. Questa offre una maggiore flessibilità per fare fronte a cambiamenti imprevisti del mercato o a nuove opportunità. Il BPM crea i presupposti per abbracciare o valutare velocemente qualsiasi cambiamento, dall’adozione di nuove tecnologie come il Cloud o l’intelligenza artificiale fino all’introduzione di nuove norme o regolamenti di settore, permettendo di stabilire progettualmente se la loro adozione nei processi aziendali sia realmente vantaggiosa e in quali termini il cambiamento tecnologico debba avvenire.
4. Aumento della qualità di prodotti e servizi
Il business process management permette di individuare e correggere gli errori, le inefficienze, le ridondanze e i colli di bottiglia che possono compromettere la qualità dei prodotti e dei servizi offerti ai clienti e ottimizzare le strategie di risk-management. Questo permette di migliorarli costantemente, liberando inoltre risorse che possono essere reinvestite, per esempio, in ricerca e sviluppo.
5. Maggiore trasparenza
Avere processi chiari e documentati, oltre che automatizzati dove possibile, permette di definire al meglio ruoli e responsabilità, oltre ad abilitare, come abbiamo visto, la raccolta di dati e metriche. Questo permette di rendere più facile il controllo e la gestione dei processi.
6. Maggiore agilità
Un Business Process Management efficace permette all’azienda di adattarsi meglio ai cambiamenti. Ognuno, infatti, conosce bene i processi in cui è coinvolto e le motivazioni per cui sono gestiti in quello specifico modo. Una buona comprensione dei processi rende semplice illustrare eventuali modifiche e le loro ragioni. Inoltre, dal momento che ogni processo è progettato e documentato, eventuali cambiamenti possono essere condivisi e resi noti più rapidamente.
7. Riduzione del micromanagement
Il micromanagement è vissuto da alcuni manager e responsabili come la soluzione più immediata alle problematiche legate ai processi. Ma nel lungo periodo, è sempre rischioso per un’azienda. Una delle ragioni principali per cui i responsabili tendono a fare micromanagement è perché si tratta dell’unico strumento a disposizione per trasferire le metodologie operative. Il BPM lo rende superfluo: tutti i processi standard sono documentati chiaramente e ognuno formato correttamente per eseguirlo.
Tecnologie per il Business Process Management
Le tecnologie svolgono un ruolo cruciale nell’efficacia del Business Process Management, perché forniscono gli strumenti necessari per implementare, monitorare e ottimizzare i processi aziendali. Le seguenti tecnologie non solo migliorano l’efficienza, ma offrono anche vantaggi strategici tangibili:
- Software di automazione: questi strumenti semplificano le attività ripetitive, liberando il personale da compiti che possono essere svolti in modo più efficiente da una macchina.
- Strumenti di analytics: grazie a sofisticate tecniche di analisi dei dati, le aziende possono monitorare le prestazioni dei processi e identificare tempestivamente le aree in cui sono necessari interventi.
- Sistemi di integrazione: questi strumenti garantiscono che tutte le piattaforme e i sistemi aziendali comunichino tra loro, facilitando un flusso di informazioni continuo e senza interruzioni.
- Intelligenza artificiale e machine learning: integrando queste tecnologie, le aziende possono ottenere previsioni più accurate e analisi predittive, permettendo decisioni strategiche più informate e tempestive.
Vantaggi della gestione dei processi aziendali per le PMI
Le piccole e medie imprese (PMI) possono trarre enormi benefici dall’implementazione di un sistema di business process management. L’adozione del BPM consente di affrontare le sfide specifiche delle PMI, portando a risultati tangibili e a una crescita sostenibile. I vantaggi principali includono:
- Maggiore Competitività: implementare un sistema di BPM permette alle PMI di rispondere più rapidamente alle esigenze dei clienti, migliorando così la loro capacità di soddisfare la domanda di mercato.
- Riduzione dei Costi: l’ottimizzazione dei processi non solo porta a una diminuzione dei costi operativi, ma consente anche di liberare risorse da reinvestire in altre aree strategiche dell’azienda.
- Adattabilità: le PMI, grazie a una gestione più snella dei processi, possono adattarsi più rapidamente ai cambiamenti del mercato e delle normative, mantenendo una posizione competitiva.
Come scegliere una soluzione di business process management
La selezione della soluzione di Business process management più adatta richiede un approccio strategico e mirato, tenendo in considerazione le specifiche esigenze e obiettivi dell’azienda. La scelta consapevole di strumenti e metodologie può fare la differenza nel successo dell’implementazione del BPM. I passaggi da considerare includono:
- Definizione degli obiettivi: è fondamentale stabilire quali risultati si vogliono ottenere attraverso il BPM, che si tratti di ridurre i costi, migliorare la qualità del servizio o aumentare la soddisfazione del cliente.
- Valutazione delle esigenze tecnologiche: ogni azienda ha un ecosistema tecnologico unico; scegliere strumenti che si integrano bene con le soluzioni esistenti è cruciale per un’implementazione efficace.
- Scalabilità e flessibilità: optare per soluzioni che possano crescere e adattarsi nel tempo permette alle aziende di rimanere competitive anche di fronte a cambiamenti imprevisti.
Il Business Process Management è uno strumento per la competitività
Come abbiamo spiegato, oggi è una leva strategica fondamentale per le aziende che vogliono essere competitive nei mercati sempre più complessi di oggi. Attraverso l’ottimizzazione dei processi, il BPM non solo consente una significativa riduzione dei costi e un incremento dell’efficienza, ma facilita anche l’adattabilità e l’innovazione in risposta ai cambiamenti di mercato o scenario.
