Che il mercato di oggi richieda un’attenzione sempre maggiore a costi, sprechi e in generale al tema dell’ottimizzazione dell’uso delle risorse è un fatto ampiamente assodato. Ma come raggiungere il livello di efficienza ideale nelle aziende che hanno processi articolati o complessi?
La risposta arriva dal Business Process Management, una metodologia che, appunto, analizza e migliora i processi aziendali. Scopriamo più nel dettaglio come funziona e quali vantaggi può offrire alle aziende.
Cos’è e come funziona il Business Process Management
Gartner definisce il Business Project management come “una disciplina che utilizza vari metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali”.
Ma quanto incide l’efficienza dei processi e l’efficacia nella loro gestione nel bilancio di un’azienda? Secondo Bain & Company, su un campione di più di 700 processi ridisegnati, il risparmio va dal 20 al 30%. In quest’ottica, disporre di strategie e strumenti adeguati al Business Process Management può diventare un vantaggio strategico per le aziende. Vantaggio che si concretizza principalmente attraverso l’infrastruttura IT e l’uso corretto dei sistemi informativi.
7 modi in cui il Business Process Management può migliorare la tua azienda
Anche se a primo impatto si tende ad associare il concetto di processo ad ambiti piuttosto specifici, in particolare produzione o servizi, è sufficiente fare un’analisi leggermente più profonda per rendersi conto che in ogni azienda esistono processi che possono essere ottimizzati. Dai funnel di vendita alla gestione dei resi merce, dal primo contatto con un nuovo cliente all’erogazione di servizi accessori, tutto può beneficiare del Business Process Management.
In termini generali, questa disciplina agisce sia sul monitoraggio, introducendo nuove metriche e KPI di riferimento, sia sulla progettazione e il mantenimento dei processi. Vediamo alcuni fra i principali vantaggi che offre.
1. Riduzione dei tempi operativi
Il primo punto è il cardine del Business Process Management: l’idea stessa di intervenire sui processi introducendo strumenti e parametri di controllo è finalizzata alla riduzione dei tempi operativi e alla conquista di una maggiore efficienza. La riduzione dei costi e l’aumento della sostenibilità che ne derivano sono di fatto i due fattori che giustificano l’introduzione stessa di un meccanismo di gestione come il BPM.
2. Dati e metriche più affidabili
Come abbiamo accennato, la tecnologia è un fattore abilitante per un Business Process Management efficace. Questo significa che, attraverso strumenti di rilevamento e monitoraggio nuovi e più completi sarà possibile migliorare la qualità del dato, sia in termini di precisione, sia in termini di quantità di parametri monitorati. Dati che poi potranno essere analizzati, anche in tempo reale, per individuare le opportunità di miglioramento o riprogettazione all’interno dei processi aziendali.
3. Miglioramento della scalabilità e della flessibilità
Anche in questo caso, la chiave è la maggiore visibilità e controllo dei processi, che naturalmente concorrono al miglioramento dell’intero controllo di gestione. Questa offre una maggiore flessibilità per fare fronte a cambiamenti imprevisti del mercato o a nuove opportunità. Il BPM crea i presupposti per abbracciare, o valutare velocemente qualsiasi cambiamento, dall’adozione di nuove tecnologie come il Cloud o l’intelligenza artificiale fino all’introduzione di nuove norme o regolamenti di settore, permettendo di stabilire progettualmente se la loro adozione nei processi aziendali sia realmente vantaggiosa e in quali termini il cambiamento tecnologico debba avvenire.
4. Aumento della qualità di prodotti e servizi
Il Business Process Management permette di individuare e correggere gli errori, le inefficienze, le ridondanze e i colli di bottiglia che possono compromettere la qualità dei prodotti e dei servizi offerti ai clienti, e ottimizzare le strategie di risk-management. Questo permette di migliorarli costantemente, liberando inoltre risorse che possono essere reinvestite, per esempio in ricerca e sviluppo.
5. Maggiore trasparenza
Avere processi chiari e documentati, oltre che automatizzati dove possibile, permette di definire al meglio ruoli e responsabilità, oltre ad abilitare, come abbiamo visto, la raccolta di dati e metriche. Questo permette di rendere più facile il controllo e la gestione dei processi.
6. Maggiore agilità
Un Business Process Management efficace permette all’azienda di adattarsi meglio ai cambiamenti. Ciascuno, infatti, conosce bene i processi in cui è coinvolto e le motivazioni per cui sono gestiti in quello specifico modo. Una buona comprensione dei processi rende semplice illustrare eventuali modifiche e le loro ragioni. Inoltre, dal momento che ogni processo è progettato e documentato, eventuali cambiamenti possono essere condivisi e resi noti più rapidamente.
7. Riduzione del micromanagement
Il micromanagement è vissuto da alcuni manager e responsabili come la soluzione più immediata alle problematiche legate ai processi. Ma nel lungo periodo, è sempre rischioso per un’azienda. Una delle ragioni principali per cui i responsabili tendono a fare micromanagement è perché si tratta dell’unico strumento a disposizione per trasferire le metodologie operative. Il BPM lo rende superfluo: tutti i processi standard sono documentati chiaramente e ciascuno formato correttamente per eseguirlo.
Il Business Process Management è uno strumento per la competitività
Come abbiamo spiegato, il Business Process Management oggi è una leva strategica fondamentale per le aziende che vogliono essere competitive nei mercati sempre più complessi di oggi. Attraverso l’ottimizzazione dei processi, il BPM non solo consente una significativa riduzione dei costi e un incremento dell’efficienza, ma facilita anche l’adattabilità e l’innovazione in risposta ai cambiamenti di mercato o scenario.
