La soluzione SAP Disclosure Management (DM) permette di digitalizzare i processi di predisposizione del reporting istituzionale con un approccio modulare ed efficiente, consentendo la riduzione delle tempistiche elaborative e favorendo la capacità di presidio e di indirizzo dei flussi informativi alimentanti in modo organizzato e strutturato. Correttezza e precisione sono elementi imprescindibili e basilari per garantire il funzionamento di un processo di comunicazione il cui output rappresenta la situazione economico-patrimoniale e di sostenibilità con cui l’azienda si presenta alla comunità finanziaria. Rispetto alle classiche procedure di financial closing, caratterizzate da una nota proliferazione di documenti di testo e di fogli di calcolo, SAP DM consente di implementare una soluzione accentrata, che ottimizza con risultati evidenti la gestione della produzione, della pubblicazione e dell’archiviazione dei bilanci e della relativa informativa di disclosure. La soluzione presenta caratteristiche di robustezza dal punto di vista dell’archiviazione e del versioning dei dati, facilità di aggiornamento e di manutenzione nel tempo ed elevato grado di connettività alle molteplici basi informative alimentate da applicazioni SAP e non SAP.
La necessità di innovare la predisposizione dell’informativa di bilancio
Sempre più spesso la tecnologia ricopre un ruolo essenziale nel migliorare le capacità dei contabili e degli analisti, tuttavia ancora oggi buona parte dei processi di creazione e revisione dei report continua ad essere manuale. Proprio per questo motivo, l’ultimo miglio della reportistica è un passaggio delicato, soprattutto al verificarsi di potenziali ritardi accumulati e di issue rilevate nei processi a monte (cosiddetti processi alimentanti). La soluzione Qintesi mira a garantire un’alimentazione quanto più possibile automatizzata ed efficiente dalle fonti dati, oltre ad un elevato standard grafico nella produzione dei documenti, e a fornire strumenti addizionali di controllo che rendano ancora più sicuro e preciso il lavoro degli utenti.
Considerate l’importanza dell’informativa di bilancio e le criticità presenti nei processi manuali, i sistemi informatici adibiti alla produzione di reportistica istituzionale devono presentare le seguenti caratteristiche:
- Garantire la produzione dell’informativa nel rispetto degli scadenzari di bilancio (disponibilità e prontezza nel funzionamento);
- Agevolare i meccanismi di comunicazione e collaborazione nei gruppi di lavoro coinvolti;
- Soddisfare i requisiti di auditing relativamente a tracciabilità e controlli attivi a diversi livelli.
La risposta di SAP con Disclosure Management
AP DM permette una completa razionalizzazione dei processi elaborativi di gestione dei fascicoli di bilancio e della reportistica istituzionale in genere. Ciò è possibile grazie alla presenza di un ambiente centralizzato, in cui i documenti sono salvati in maniera chiara e univoca, senza scambi di e-mail e anche attraverso funzionalità integrate di organizzazione dei documenti prodotti con strumenti automatizzati. Il punto di forza di SAP DM è proprio quello di permettere l’accesso ad un ambiente adatto a personalizzazioni, caratterizzato da un front end office based di agevole impiego da parte dell’utenza.
Nel dettaglio, di seguito vengono riportati gli elementi che contraddistinguono la soluzione:
- Workflow di base customizzabile: funzione utile per guidare l’avanzamento delle attività e supporta la comunicazione in maniera agevole e intuitiva nel team (di grande utilità anche e soprattutto per la gestione del lavoro da remoto).
- Storicizzazione: ogni versione del file viene salvata e archiviata, ciò si rivela un enorme vantaggio anche per l’utente in sede di ripristino alla versione precedente in caso di errore (non esistono errori che possano portare alla perdita di informazioni elaborate negli step precedenti).
- Segmentazione degli accessi: gli utenti possono accedere in base a quanto stabilito a livello di ruoli autorizzativi, evitando eventuali sovrapposizioni e conflitti.
Un evidente punto di forza che si può ottenere dall’adozione della soluzione SAP DM è la presenza di efficaci punti di audit impostati nativamente nel processo elaborativo, che consentono all’occorrenza di eseguire un tracking del dato e delle responsabilità coinvolte.
Inoltre, a livello di document management, SAP DM consente di generare e predisporre informativa in diversi formati, tra cui:
- Fascicoli di bilancio di tutti i tipi (es. individuale, consolidato, relazione integrata di sostenibilità).
- Presentazioni in Powerpoint per l’Alta Direzione.
- Reporting che può risultare conforme a vari principi e normative di riferimento:
- IAS/IFRS/bilancio civilistico/regolamenti IVASS.
- Solvency II, terzo pilastro (QRT: Quantitative Reporting Template e SFCR: Solvency and Financial Condition Report – RSR: Regular Supervisory Report).
- Bilancio consolidato predisposto in formato xHTML con tagging secondo la tassonomia del formato europeo elettronico unico di comunicazione dei bilanci (ESEF), le cui norme tecniche di regolamentazione sono elaborate dall’ESMA (Autorità Europea degli strumenti finanziari e dei mercati), sulla base del Regolamento delegato 2018/815 (UE), la cui entrata in vigore è stata prorogata con la Legge n. 21 del 26 febbraio 2021 al 1° gennaio 2022.
È proprio su quest’ultimo punto che Andrea Migliore, Solution Expert di Qintesi, azienda Gold Partner di SAP e con know-how decennale negli ambiti del reporting e della disclosure aziendale, interviene per sottolineare l’importanza della duttilità della soluzione…“Con l’entrata in vigore del formato ESEF, i clienti che già impiegavano la soluzione SAP DM per la predisposizione del bilancio tradizionale, hanno dovuto semplicemente gestire un add-on rispetto a quanto già implementato, preservando il valore dell’investimento e concentrandosi sui contenuti richiesti dal Legislatore Europeo, che impone quindi alle Società quotate di produrre il bilancio in formato xHTML. SAP DM consente quindi di rispondere molto agevolmente alle novità introdotte dall’ESMA, attraverso la possibilità di taggare una serie di informazioni presenti negli schemi e nelle sezioni della nota integrativa e di utilizzare un tool di validazione molto preciso, che garantisce un elevato standard di sicurezza prima dell’invio”.
Qintesi per la reportistica di bilancio
Per ottenere tutti i vantaggi di SAP DM è indispensabile avere a proprio supporto un Partner tecnologico con un importante bagaglio di competenze in ambito financial accounting ed enterprise performance management.
Nell’ambito dell’implementazione di SAP DM si distingue l’operato di Qintesi, che nel corso degli ultimi anni ha affinato un team preparato e ormai esperto nell’offrire ai propri Clienti soluzioni coerenti, funzionali e sempre più aderenti rispetto alle numerose e diverse prescrizioni e richieste normative anche da sottoporre ad eventuale vigilanza di settore.
