Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per “tutti gli operatori Iva, soggetti residenti o stabiliti in Italia”. Questi adempimenti normativi hanno portato sia le realtà Large Account sia le PMI a rivedere e adeguare in modo massiccio i propri processi contabili in essere. L’adeguamento in questione, inoltre, costituisce una considerevole opportunità per l’automazione: per la prima volta, infatti, è possibile dialogare con un sistema standardizzato.
Il Sistema di Interscambio SDI favorisce l’automazione dei processi contabili
Di fatto, l’Agenzia delle Entrate, tramite il Sistema di Interscambio (SdI), ha uniformato le modalità di trasmissione e introdotto uno standard per le informazioni contenute nelle fatture emesse dai diversi soggetti. Questa spinta da parte dell’ Agenzia delle Entrate rivolta a centralizzare e rendere efficace il controllo sulla fatturazione ha un’interessante implicazione tecnica: non si tratta di un fenomeno che copre esclusivamente il formato o il tracciato di un documento elettronico, ma l’intera modalità di trasmissione, ricezione e monitoraggio delle fatture con la possibilità di standardizzare anche in termini di contabilizzazione automatica.
Infatti, grazie all’introduzione di uno standard unico i sistemi applicativi per il controllo e l’automazione dei processi contabili possono dialogare minimizzando i rischi di incompatibilità e i margini di errore.
Le soluzioni di Qintesi per l’automazione dei processi contabili
Qintesi, in questo scenario, sulla base delle necessità del contesto di ogni cliente, si propone come Partner ideale per individuare e implementare la migliore soluzione per ottemperare agli adempimenti normativi della fatturazione elettronica. Inoltre, proprio grazie alla necessità di uniformarsi all’obbligo legislativo, l’approccio proposto è teso a centralizzare e contestualizzare i processi contabili per rendere agevole e promuovere l’implementazione di flussi di contabilizzazione automatica, rivedendo e razionalizzando quelli in essere.
A prescindere dalla soluzione individuata, la roadmap di Qintesi parte dall’individuazione preliminare dei diversi flussi di fatturazione sulla base delle relative regole di contabilizzazione e derivazione dei corretti attributi contabili. Sui processi individuati si innesca poi agevolmente l’automazione delle registrazioni, l’implementazione di workflow autorizzativi e di sollecito operatore, oltre al monitoraggio centralizzato.
Il parco degli applicativi SAP, in quest’ ottica, si pone come soluzione ottimale. In particolare, SAP S/4HANA, grazie alla sua notevole flessibilità, offre numerose opportunità di implementazione; nella maggior parte degli scenari, rappresenta la piattaforma ideale per raggiungere l’obiettivo in termini di ottimizzazione, automazione e contestualizzazione dei processi.
Fra i principali strumenti di SAP che rispondono a questa esigenza si citano:
- SAP eDocument Processing con SAP Cloud Platform Integration (Document Compliance), che permette un’integrazione end-to-end completa con i sistemi esterni delle autorità grazie alle potenzialità della Business Technology Platform (BTP);
- SAP VIM (Vendor Invoice Management) che offre la possibilità di costruire flussi di contabilizzazione automatica direttamente in fase di acquisizione delle fatture.
La fatturazione elettronica è un’opportunità per razionalizzare i processi e ridurre i costi
In seguito ai numerosi progetti implementati su applicativi SAP, possiamo affermare che l’approccio teso a sfruttare gli adempimenti normativi in termini di centralizzazione e automazione contabile consente di:
- ottimizzare l’operatività degli utenti;
- ridurre gli errori manuali;
- abbattere i tempi di latenza delle registrazioni, con una conseguente puntuale rappresentazione delle posizioni contabili verso i business partner;
- controllare a livello centrale il ciclo di vita della fattura dalla ricezione dallo SdI\emissione fattura fino al pagamento\incasso.
Disporre di un unico tracciato standard, infatti, permette una notevole razionalizzazione dei flussi di fatturazione; questo porta a realizzare automatismi agili, lineari e con interventi manuali ridotti al minimo: tutte caratteristiche che favoriscono la velocità di esecuzione e l’abbattimento dei margini di errore.
