C’era una volta il fast closing, ovvero quell’insieme di tecniche e competenze messe in campo per ridurre il tempo necessario a completare i cicli contabili e chiudere i registri.
Il verbo al passato è d’obbligo: chi ha familiarità con quest’approccio sa perfettamente che l’obiettivo è sempre stato quello di riportare i dati al management o alla capogruppo nel minor tempo possibile e fornire così la base dati per un’analisi consuntiva a livello di legal entity o di gruppo.
Fermo restando che la compressione dei tempi della chiusura contabile – che continua a rappresentare un momento critico per l’area Amministrazione, Finanza e Controllo – rimane una priorità di tutte le organizzazioni, oggi infatti il concetto di fast closing si è radicalmente evoluto.
Il fast closing nell’era digitale
Attraverso procedure avanzate di continuous accounting e facendo leva sul digitale, infatti, oggi è possibile trasformare l’intero processo in un meccanismo in grado di generare vantaggio competitivo.
Questo significa che il fast closing può (e deve) garantire una serie di nuove prerogative. Più nello specifico:
- Non solo velocità ma qualità, assicurando che i dati finanziari siano accurati, coerenti e conformi fin dal primo giorno (o ora).
- Visione in tempo reale, permettendo al management di disporre di insight finanziari continuamente aggiornati, non solo a fine mese, e trasformando il dato contabile in un dato decisionale immediato.
- Automazione integrata, sfruttando la tecnologia per eliminare le attività manuali e ripetitive, non solo accorciando il tempo, ma liberando il personale AFC per analisi a maggior valore aggiunto.
Ma quali sono le metodologie e soprattutto le soluzioni che consentono di potenziare il fast closing? Vediamole nel dettaglio.
L’ecosistema SAP al servizio del fast closing di nuova concezione
Come gli addetti ai lavori ben sanno, l’ecosistema SAP è da anni uno dei motori della trasformazione del fast closing. Le piattaforme messe a disposizione delle imprese non si limitano a fornire le fondamenta tecnologiche per supportare questa evoluzione: insite negli strumenti progettati per rispondere alle esigenze delle imprese ci sono infatti anche le metodologie per abilitare un intelligent closing.
Il ventaglio di soluzioni, funzionalità e best practice disponibili spazia dalla creazione di sistemi strutturali, in grado di fornire il massimo livello di dettaglio analitico, coerenza del dato tra i vari moduli, velocità di estrazione, all’evoluzione di sistemi di orchestrazione delle chiusure stesse.
SAP S/4HANA Finance: un’unica fonte di verità per il fast closing
L’intero ecosistema ha come fulcro il gestionale di nuova generazione, SAP S/4HANA. Gli input, messi a fattor comune, convergono in un’unica base dati, che diventa così l’unica fonte di verità, garantendo la coerenza del patrimonio informativo in tempo reale ed eliminando così la necessità di riconciliazioni notturne, batch di trasferimento e ritardi.
Grazie alla piattaforma è inoltre possibile adottare best practice legate all’uso di Parallel/Extension Ledger e Asset Accounting integrati per postare i dati in tempo reale in tutte le dimensioni, riducendo le operazioni di rettifica post-chiusura.
Sfruttando gli Embedded Analytics, infine, i dati contabili diventano immediatamente disponibili per la reportistica e l’analisi all’interno del sistema transazionale, senza dover effettuare estrazioni in data warehouse esterni.
SAP Central Finance (CFIN) per aziende strutturate e complesse
Alle organizzazioni più strutturate, spesso alle prese con con architetture IT complesse (che supportano per esempio ERP legacy o versioni SAP diverse) implementare processi di fast closing potrebbe convenire scegliere SAP Central Finance (CFIN).
Si tratta di una soluzione che non prevede un’implementazione completa di SAP S/4HANA, bensì una replica in tempo reale dei dati finanziari da sistemi sorgente eterogenei. Il che consente di implementare un fast closing centralizzato e standardizzato, pur mantenendo operativi i sistemi transazionali legacy.
In altre parole, con CFIN le aziende possono intraprendere un percorso di trasformazione a basso rischio.
SAP Advanced Financial Closing (AFC)
SAP Advanced Financial Closing (AFC) costituisce invece la soluzione di punta per l’orchestrazione e il monitoraggio del fast closing in S/4HANA, agendo come una vera e propria torre di controllo centralizzata per tutti i processi di chiusura.
Più nello specifico AFC gestisce e traccia tutte le attività di chiusura (dalla verifica al post-closing) in un unico ambiente Fiori, anche su sistemi eterogenei (quindi non soltanto SAP).
AFC consente inoltre la parallelizzazione delle attività e l’automazione dell’esecuzione di operazioni complesse (come calcoli di assetti contabili accrual o ammortamenti), garantendo che l’attività successiva parta automaticamente solo al completamento della precedente, con piena tracciabilità.
Ma il vero valore aggiunto di AFC per il fast closing risiede nella sua capacità di assicurare una tracciabilità completa e inalterabile, essenziale per gli standard di compliance moderni. Gli utenti hanno quindi a disposizione uno storico dettagliato delle attività, sia manuale o automatica, che viene registrato con precisione: chi ha eseguito ciascuna operazione, quando è stata completata, quanto tempo ha impiegato e quale stato finale ha raggiunto.
Oltre a offrire ampia visibilità, AFC funge pure da “gate” di controllo: solo al completamento e alla validazione di un’attività, infatti, si sblocca automaticamente la fase successiva. Un sistema che non solo accelera, ma rinforza la compliance alle procedure aziendali definite.
Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR)
Integrato in S/4HANA e basato sul principio del Continuous Accounting, il modulo Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) automatizza e accelera drasticamente il processo di riconciliazione intercompany.
Gli strumenti offerti con questa soluzione permettono di identificare e abbinare automaticamente le transazioni tra entità aziendali fin dal momento della contabilizzazione. È questo meccanismo a ridurre il numero di operazioni manuali a fine mese, limitando l’intervento umano alla sola gestione delle eccezioni, ovvero delle discrepanze che non sono risolvibili automaticamente o che necessitano di un via libera da parte di un operatore competente.
Accrual Engine (ACE)
Ultimo, ma non per importanza, Accrual Engine (ACE) consente come suggerisce il nome la gestione e il calcolo automatico degli accrual (ratei e risconti) secondo regole contabili predefinite e basate sulla data di competenza.
Non servirà più, dunque, richiedere registrazioni manuali complesse e soggette a errori a fine periodo: questo potente strumento genera automaticamente le registrazioni mensili o periodiche, gestendo in autonomia gli storni nel periodo successivo, nonché gli eventi di termine anticipato.
Come l’AI cambia il Fast Closing: verso l’Intelligent Closing
Dovrebbe essere ormai chiaro: è merito delle tecnologie digitali se oggi le aziende hanno la possibilità concreta di trasformare il fast closing in intelligent closing. Ma per compiere il vero salto qualità e costruire un sistema a prova di futuro è necessario un ulteriore passo in avanti.
Parliamo ovviamente della nuova frontiera della digital disruption, rispetto alla quale intelligenza artificiale e machine learning costituiscono le teste di ponte.
Se il machine learning può essere utilizzato per analizzare i pattern storici in modo da pre-verificare e segnalare potenziali discrepanze (es. matching di partite aperte) prima ancora che l’operatore umano esegua l’attività, l’AI generativa, attraverso copilot come SAP Joule, permette agli utenti di interagire con i sistemi usando il linguaggio naturale per:
- automatizzare l’analisi degli scostamenti;
- generare report finanziari su richiesta;
- simulare scenari complessi.
Impossibile poi non citare i benefici che comporta la Robotic Process Automation (RPA): attraverso strumenti come SAP Build Process Automation, infatti, la RPA abilità l’automazione dei compiti ripetitivi anche rispetto a processi complessi come il fast closing.
In particolare, l’integrazione di piattaforme RPA nei processi di closing permette di eseguire in maniera completamente automatica attività basate su regole prestabilite, come l’upload di file esterni, l’invio di report o l’inserimento di dati in applicazioni non SAP.
Il valore aggiunto di Qintesi per implementare il fast closing allineato alle best practice di settore
Attenzione però: adottare queste tecnologie in modo corretto richiede non solo l’abilità di scegliere gli strumenti giusti e di assemblarli in modo da massimizzarne l’efficacia. Occorre soprattutto una visione strategica e la capacità di ripensare i processi in chiave digitale.
Serve, in altre parole, un partner qualificato che sappia immaginare e orchestrare il cambiamento, valutandone in modo rigoroso l’impatto effettivo sui processi di fast closing e sull’organizzazione.
Qintesi ne è consapevole, ed è per questo che propone ai suoi clienti un approccio integrato, che va oltre l’implementazione tecnica. In particolare, i nostri consulenti offrono:
- Assessment e Design del Processo: partiamo da una mappatura delle attività di closing per identificare i colli di bottiglia e ripensare il processo da zero, focalizzandoci sulla standardizzazione e l’eliminazione delle attività a scarso valore.
- Tecnologia SAP S/4HANA Native per l’Automazione con integrazione AI/ML: sfruttiamo appieno le funzionalità in-memory della piattaforma SAP e le metodologie di orchestrazione con le più recenti componenti di intelligenza artificiale per la gestione end-to-end della chiusura, riducendo le attese manuali e massimizzando l’automazione.
- Change Management & Governance: supportiamo l’area AFC ed il CFO nella transizione verso il nuovo modello operativo, fornendo la governance e la formazione necessarie per gestire un processo di chiusura altamente automatizzato e real time.
Con un partner come Qintesi, le aziende possono implementare un Intelligent Closing che non solo riduce i giorni di chiusura, ma assicura dati finanziari affidabili e di alta qualità. Solo così, del resto, è possibile trasformare la funzione AFC in un vero e proprio motore strategico aziendale.
