L’implementazione di un sistema SAP rappresenta un passo strategico per le imprese che puntano a integrare strumenti in grado di sostenere l’innovazione: le piattaforme proposte dallo specialista dell’intelligent enterprise fanno parte di una galassia di soluzioni che sfruttano l’interoperabilità per ottimizzare i processi, migliorare la gestione dei dati e affrontare le sfide della trasformazione digitale.
Ma come ben sanno le organizzazioni che hanno scelto di intraprendere questo percorso, alcune fasi di una implementazione SAP possono rivelarsi estremamente complesse e richiedono un’attenta pianificazione. Sono molte le buone pratiche condivise da system integrator e consulenti per mitigare l’impatto di un progetto, ma secondo noi di Qintesi ci sono tre assi nella manica da giocare, tre veri e propri trick, da conoscere, per affrontare la trasformazione in modo realmente efficace.
Le difficoltà nell’implementazione di SAP: Di quale soluzione parliamo?
Prima di entrare nello specifico, e di condividere i tre consigli pratici per la corretta implementazione di un sistema SAP, cerchiamo di circoscrivere il topic di cui intendiamo occuparci.
Quando parliamo di SAP, ci riferiamo principalmente a SAP S/4HANA Cloud, l’ERP di nuova generazione progettato per supportare le aziende nel loro percorso di trasformazione digitale. Collegata a questa piattaforma, però, esistono anche altre soluzioni SAP, appositamente progettate per soddisfare specifiche necessità aziendali con funzionalità all’occorrenza molto verticalizzate. Pensiamo per esempio a SAP SuccessFactors per la gestione delle risorse umane, a SAP Ariba per il procurement, o ancora a SAP Analytics Cloud per l’analisi dei dati. Si tratta di un vero ecosistema. Per questo le criticità che le aziende possono incontrare nell’implementazione di SAP variano a seconda della soluzione scelta, ma alcune premesse risulteranno con ogni probabilità comuni a tutti i progetti:
- Resistenza al cambiamento interno: l’introduzione di un nuovo ERP implica una revisione dei processi aziendali, che spesso genera diffidenza tra i collaboratori.
- Integrazione con i sistemi esistenti: le imprese hanno già sistemi legacy che devono poter dialogare con SAP, un passaggio non banale che richiede tempo e competenze.
- Personalizzazione eccessiva: molte aziende cercano di adattare SAP ai propri processi anziché fare il contrario, complicando inutilmente il progetto.
- Gestione dei dati: la migrazione dei dati dai sistemi legacy a SAP può essere un’operazione complessa e rischiosa.
L’importanza dell’assessment e della roadmap
Di fronte a questi scenari, uno degli errori più comuni che le imprese commettono è sottovalutare la fase iniziale di assessment. Prima di avviare un progetto di implementazione SAP, è necessario comprendere lo stato attuale dell’organizzazione sul piano digitale, individuare i processi da migliorare e stabilire obiettivi chiari di trasformazione, coinvolgendo tutti i livelli aziendali.
Un assessment efficace permette di:
- Identificare i task e le procedure a cui assegnare le priorità nel progetto.
- Valutare le competenze interne necessarie per la trasformazione.
- Definire una roadmap dettagliata basata (anche) sugli obiettivi di business.
La roadmap deve essere dettagliata e modulare, ed è indispensabile anche per organizzare il progetto in fasi e milestone facilmente monitorabili. Un approccio del genere aiuta a ridurre i rischi e a ottenere risultati progressivi, evitando blocchi e rallentamenti. Ed è – ci sentiamo di dire – un’affermazione che vale indistintamente per chiunque voglia affrontare una implementazione SAP.
Tre Trick di Qintesi per un progetto SAP di successo
C’è poi il nostro approccio alla consulenza, fondato su tre consigli pratici. Dopo averli individuati e messi a punto in innumerevoli kick-off con i clienti nel corso degli ultimi anni, siamo convinti che questi tre trick possano davvero fare la differenza in un progetto di implementazione SAP.
1: Coinvolgere gli stakeholder fin dalle prime fasi
A nostro avviso, uno dei principali fattori di successo di un progetto SAP è il coinvolgimento degli stakeholder aziendali fin dalle prime battute del progetto. Solo così diventa possibile:
- Raccogliere feedback utili per la definizione dei requisiti
- Assicurare l’allineamento tra IT e business
- Ridurre la resistenza al cambiamento
Questa accortezza ci ha permesso di aiutare in particolare un cliente attivo nel settore Retail. Prima di avviare il progetto, fin dalla fase di assessment, Qintesi ha coinvolto il team finanziario, raccogliendo input fondamentali che hanno permesso di migliorare sensibilmente la configurazione del modulo SAP Finance.
2: Standardizzare prima di personalizzare
Come detto, una delle tentazioni più comuni durante una implementazione SAP è quella di cercare personalizzazioni dei sistemi standard per adattarli ai processi aziendali esistenti e alle abitudini degli utenti. Qintesi consiglia invece di fare esattamente l’opposto: partire dalle best practice preconfigurate di SAP e valutare eventuali personalizzazioni solo quando strettamente necessario.
Questa scelta, che potrebbe apparire controintuitiva, comporta invece diversi vantaggi:
- Riduce i tempi e i costi di implementazione
- Facilita gli aggiornamenti futuri
- Migliora la scalabilità del sistema
Non solo: aiutando l’organizzazione a reimmaginare i task esistenti e a comprendere il modo in cui processi e persone possono trarre beneficio dalle applicazioni messe a disposizione da SAP, si dà un’ulteriore spinta alla vera innovazione di business. Almeno, questo è quanto abbiamo riscontrato tutte le volte che abbiamo proposto l’approccio ad alcuni dei nostri clienti più conservatori.
3: Formazione continua e change management
Ultimo, ma non per importanza, il tema delle competenze. La formazione del personale è cruciale per garantire il successo di una implementazione SAP. Può sembrare un consiglio banale, ma sia chiaro: non parliamo semplicemente delle sessioni di training associate al roll-out di uno specifico progetto. Soprattutto da quando fanno leva sul Cloud, infatti, le soluzioni SAP si evolvono in maniera rapida e costante. Massimizzare efficacia ed efficienza vuol dire assicurarsi che le persone sappiano sempre come utilizzare al meglio gli strumenti man mano che vengono aggiornati.
Qintesi raccomanda quindi l’attivazione di piani di formazione continua, accompagnati da una strategia di change management integrata, che includa:
- Sessioni formative per utenti chiave.
- Materiali di supporto pratici.
- Monitoraggio dell’adozione del sistema.
L’implementazione di SAP è una sfida complessa, e può essere vinta solo potendo fare pieno affidamento sul fattore umano. La tecnologia, si sa, è estremamente affidabile ma, per ottenere i risultati attesi, occorre anche la giusta strategia per portare la popolazione aziendale a utilizzarla nel modo corretto.
Qintesi, con la sua esperienza consolidata, può guidare le imprese in questo percorso, riducendo i rischi e sprigionando tutto il potenziale del progetto grazie al vero cardine dell’innovazione, le persone.
