Gruppo IVA: funzionamento e soluzioni per la gestione fiscale

Nel momento in cui sussistono congiuntamente vincoli finanziari, economici e organizzativi tra le società che fanno capo alla medesima azienda, l’adozione dell’istituto Gruppo IVA offre una serie di vantaggi tangibili, soprattutto sul piano operativo e in termini di gestione del rischio.

Ma cosa occorre per massimizzarne gli effetti? Quali sono le aziende che hanno maggiore interesse a scegliere questo approccio? E, soprattutto, facendo leva su quali strumenti si possono sviluppare processi efficienti e conformi?

Il Gruppo IVA: cos’è e a chi conviene

Cominciamo col circoscrivere la materia di cui stiamo parlando. Il Gruppo IVA è un istituto introdotto dall’art. 74-bis del DPR n. 633/1972, che consente a più società di essere considerate come un unico soggetto passivo IVA. Si tratta quindi di un modello che permette di ottimizzare la gestione fiscale: riducendo gli adempimenti, si semplifica notevolmente la liquidazione dell’imposta a livello consolidato.

In particolare, sono le società con numerose transazioni intragruppo (come le holding con filiali operative) le aziende con flussi IVA complessi (gruppi assicurativi, multinazionali con operazioni cross-border, multi-utilities) e gli esportatori abituali (gruppi attivi all’estero e prevalentemente in regime di esenzione) a poter ottenere i benefici maggiori.

Più nello specifico, il Gruppo IVA aiuta a sviluppare:

• Semplificazione contabile: Si annullano le operazioni intragruppo ai fini IVA, riducendo le dichiarazioni e le liquidazioni separate.
• Riduzione degli errori: Si riducono le attività di riconciliazione tra le società del gruppo.
• Cash flow ottimizzato: Si genera una compensazione automatica dei crediti e debiti IVA tra le società aderenti.
• Omogeneizzazione delle procedure fiscali: Vengono centralizzati gli adempimenti fiscali, rendendoli comuni a tutte le società partecipanti al gruppo.
• Conformità normativa: Si supporta l’allineamento con le direttive europee in materia di fiscalità (Direttiva 2006/112/CE).

Il processo di implementazione del Gruppo IVA

L’adozione e l’implementazione del Gruppo IVA richiedono un approccio strutturato, che a sua volta implica diverse progettualità, da gestire in modo coordinato sui piani organizzativo, normativo e tecnologico.

Tipicamente, bisogna affrontare tre fasi, ciascuna contraddistinta da una serie di step operativi. Vediamole rapidamente.

Fase 1: Analisi preliminare

Si parte naturalmente con un assessment, indispensabile prima di tutto per verificare la presenza dei requisiti finanziari, economici e organizzativi per poter procedere con l’implementazione. L’analisi servirà a valutare l’impatto del Gruppo IVA sui sistemi contabili e fiscali (in riferimento agli adeguamenti contabili, come per esempio le registrazioni di fatture con regimi fiscali in precedenza non utilizzati, e alle eventuali integrazioni con strumenti di gestione operativa del Gruppo Iva).

Fase 2: Adesione formale

Si passa quindi a gestire gli aspetti più burocratici della transizione. È infatti necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate la data di instaurazione del vincolo finanziario, che viene determinata in base alla data effettiva di acquisizione del rapporto di controllo (ex art. 2359 c.c.) nei confronti dei nuovi partecipanti. In pratica, se il controllo viene conseguito entro il 1° luglio dell’anno, il soggetto partecipa al Gruppo IVA a decorrere dal 1° gennaio dell’anno successivo. Superata la soglia del 1° luglio, si rimanda tutto di un ulteriore anno.

Parte integrante dell’adesione formale è la nomina del soggetto rappresentante del gruppo: a questa azienda, che non deve essere necessariamente la capogruppo, verrà quindi affidata la gestione fiscale consolidata. In particolare, il soggetto rappresentante dovrà:

• Presentare un’unica dichiarazione IVA del gruppo
• Effettuare i versamenti dell’imposta dovuta
• Gestire i rapporti con l’Agenzia delle Entrate

Fase 3: Riorganizzazione dei processi

Una volta adempiuti gli obblighi burocratici, arriva la parte più delicata: l’adeguamento dei processi e dei sistemi ERP, che dovranno essere aggiornati o ridisegnati per abilitare le operazioni contabili con la logica del Gruppo IVA. Questa fase si compone di due tipologie di interventi, da orchestrare in modo convergente e complementare. Da una parte c’è l’innesto dei nuovi tool sulla piattaforma gestionale, dall’altra la formazione del personale amministrativo a cui saranno affidate le procedure.

Complessità operative e gestionali nell’implementazione del Gruppo Iva

Nell’ottica di sprigionare il massimo potenziale del meccanismo contabile, l’implementazione del Gruppo IVA presuppone un’integrazione tra i sistemi IT. Molte aziende, d’altra parte, utilizzano sistemi ERP diversi, in molti casi soluzioni legacy costruite in tempi e con modalità differenti, che inevitabilmente, in assenza di un progetto di system integration, determinano problemi di condivisione dei workflow, rendendo estremamente complessa l’aggregazione e l’analisi dei dati.

A questo si aggiunge il tema della gestione delle transazioni con terzi: il nuovo modello impone l’adozione di strumenti e processi che permettano di distinguere in modo inequivocabile le operazioni intragruppo e quelle esterne.

Serve, infine, un monitoraggio continuo dei flussi di lavoro. Il Gruppo IVA richiede controlli costanti per evitare disaccoppiamenti delle imputazioni e discrepanze nelle liquidazioni.

La soluzione Qintesi: funzionalità avanzate per la gestione del Gruppo IVA

Per superare le sfide legate all’implementazione del Gruppo IVA, Qintesi ha messo a punto una soluzione tecnologica avanzata a misura d’impresa. Si tratta di una piattaforma nativamente integrata con i sistemi SAP in grado di supportare i processi aziendali esistenti implementati sui sistemi SAP ECC, SAP S/4HANA e PUBLIC CLOUD, consentendo l’importazione automatica dei dati transazionali per la liquidazione IVA. In caso di società gestite da gestionali diversi da SAP, è comunque possibile importare i dati transazionali tramite file .csv con predeterminate strutture da caricare in massivo.

La soluzione progettata da Qintesi, disponibile sul Cloud e accessibile tramite link web, offre un’elaborazione centralizzata attraverso la creazione di un ambiente unificato: un vero e proprio “hub” che contiene la base dati di tutte le società del gruppo garantendo la coerenza delle anagrafiche e delle registrazioni contabili.

Merito anche dell’approccio che Qintesi ha sviluppato rispetto all’installazione delle piattaforma: durante la fase implementativa, viene eseguita un’analisi di uniformazione contabile (facoltativa) con l’obiettivo di identificare un modello fiscale condiviso (in particolar modo sui registri IVA da prevedere e sui codici iva che potranno essere utilizzati nell’acquisizione dati).

Rispetto alle caratteristiche funzionali, la piattaforma si contraddistingue per:

• Controllo di conformità: il sistema offre una validazione automatica delle fatture sui codici IVA, il tracciamento delle operazioni intragruppo e l’allineamento con le normative fiscali vigenti.
• Raggruppamento funzionale: sono disponibili diversi insiemi di applicazioni SAP Fiori, raggruppate per finalità specifiche. Queste includono la gestione anagrafica, l’acquisizione dati, le liquidazioni mensili, trimestrali e annuali, la gestione del pro-rata, degli acconti IVA e delle operazioni infragruppo.
• Personalizzazioni: la piattaforma consente lo sviluppo di funzionalità personalizzate. Si va dagli algoritmi per la compensazione di crediti e debiti IVA mensili alle applicazioni per quadrature e controlli specifici sviluppate a partire dalle specifiche fornite dai clienti.
• Adeguamento normativo: le applicazioni dedicate alle dichiarazioni normative, come la LIPE e la Dichiarazione IVA Annuale, vengono aggiornate annualmente in linea con le specifiche comunicate dall’Agenzia delle Entrate. Questo aggiornamento include anche i file esportabili in PDF e i file ministeriali.
• Chiusura contabile IVA mensile su SAP: per le società del Gruppo IVA che utilizzano un sistema contabile SAP (ECC, S/4 HANA, Public Cloud), è disponibile una funzionalità che permette di generare automaticamente un documento contabile di chiusura IVA mensile direttamente dal Gruppo IVA Cloud nel sistema contabile di origine. È inoltre possibile eseguire questa operazione in modo massivo per tutte le società interessate.
• Chiusura contabile IVA mensile su sistemi NON SAP: per le società del Gruppo Iva che NON utilizzano un sistema contabile SAP è disponibile una funzionalità che permette di generare un file secondo uno specifico tracciato da inviare a sistemi contabili esterni per la chiusura contabile dell’IVA mensile. Eventualmente è possibile richiamare tramite API i sistemi esterni di contabilità.
• Reportistica ed esportazioni: tutte le applicazioni di reportistica offrono la possibilità di esportare i dati in formato Excel, con layout che possono essere personalizzati dall’utente.

I vantaggi che le imprese possono ottenere con la soluzione Qintesi

Per comprendere meglio in quali tipi di vantaggi può tradursi l’adozione del Gruppo IVA attraverso una soluzione come quella proposta da Qintesi conviene fare qualche esempio.

Ipotizziamo innanzitutto un gruppo industriale a cui facciano capo tre società (una di produzione, l’altra di logistica, la terza di vendita) che fatturano tra loro. Grazie all’integrazione garantita dalla piattaforma Qintesi, l’azienda può effettuare l’emissione e la registrazione di fatture intragruppo in regime di esenzione, consentendo una sterilizzazione immediata dell’IVA (cioè non è più necessario che chi emette la fattura versi l’IVA e che chi la riceve la detragga).

Ma possiamo anche citare il caso concreto di un gruppo finanziario che, grazie all’automazione fornita da Qintesi, è riuscito a ridurre del 40% il tempo dedicato alla liquidazione IVA. Il merito è delle prerogative del prodotto, che garantisce:

Flessibilità e indipendenza dai sistemi transazionali

• Integrazione con più ERP: Oltre a SAP, la soluzione è compatibile con altri sistemi contabili non SAP.
• Adattabilità: Gestione di scenari complessi (es. acquisizioni di nuove società).

Liquidazione IVA semplificata

• Calcolo automatico dell’IVA dovuta a livello di gruppo.
• Compensazione immediata di crediti e debiti tra società.
• Generazione modello ministeriale e PDF di Dichiarazione Iva annuale e LIPE.

Omogeneizzazione delle procedure fiscali

• Standardizzazione dei processi tra tutte le società aderenti.
• Riduzione del rischio di sanzioni per errori di dichiarazione.
• Generazione report precompilati per la dichiarazione.

Modernizzazione e innovazione tecnologica

• Dashboard intuitive: Monitoraggio in tempo reale delle performance fiscali.
• Upgrade: Impatto minimo in caso di upgrade dei sistemi transazionali.
• Personalizzazione: Possibilità di aggiungere e integrare funzionalità custom.

Le imprese che investono in tecnologie che abilitano l’adozione del Gruppo IVA non solo riducono i costi di compliance, ma migliorano anche l’efficienza complessiva della gestione fiscale, mettendosi al passo con i competitor – anche nella fattispecie di organizzazioni più strutturate – che hanno già iniziato a cavalcare da tempo l’innovazione digitale.

Si tratta quindi di un’opportunità significativa per le aziende italiane, che però richiede un approccio tecnologico avanzato. La soluzione Qintesi, facendo leva su una profonda integrazione con l’ecosistema SAP e su funzionalità automatizzate, rappresenta lo strumento ideale per massimizzare i benefici fiscali e operativi in tempi rapidi.

Quanto rapidi? I nostri clienti impiegano in media dai 4 ai 6 mesi (dalla raccolta dei requisiti come numero di società e registri IVA fino all’implementazione del tool e alla formazione degli utenti) per completare la migrazione al Gruppo IVA.