Nel flusso dell’operatività giornaliera, il primo obiettivo di chi si occupa di tesoreria è ottimizzare la gestione della liquidità. Per farlo, occorrono informazioni corrette e tempestive, che si ottengono eseguendo controlli, confronti, verifiche, poi ancora altri controlli e altri confronti, di continuo.
Quando i controlli relativi alla riconciliazione dei movimenti bancari sono svolti manualmente, sia pur supportati da dati registrati in fogli di calcolo, sono ripetitivi, spesso noiosi. Dalle inevitabili situazioni di errore si esce dopo attente e lunghe verifiche che garantiscono la correttezza dei dati contabili e la validità dei saldi.
Gestione tesoreria, parola d’ordine “ottimizzazione”
Se la parola chiave deve essere “ottimizzazione”, allora è importante prendere in considerazione l’utilizzo di tecnologie che comportano una migliore gestione di tutti i processi che riguardano la tesoreria e la gestione aziendale.
La soluzione è l’utilizzo di tecnologie informatiche, sotto forma di moduli software che automatizzano i processi di tesoreria e, in particolare, le riconciliazioni bancarie. I controlli diventano veloci e affidabili, liberando il personale che avrà più tempo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto. Si ottengono più informazioni corrette in anticipo e, di fatto, una conseguente riduzione dei costi.
Come avere riconciliazioni corrette in minor tempo
Dal punto di vista operativo, il software acquisisce automaticamente i movimenti di conto corrente dei vari istituti finanziari, tramite canali telematici. Successivamente, l’applicazione confronta ogni movimento con i dati prelevati dalla base documentale interna. Trovata la corrispondenza, la registra e, quando non la trova, la riporta come controllo da completare.
Al termine dell’elaborazione, vengono forniti la percentuale delle verifiche avvenute con successo e i dettagli dei controlli eseguiti. Scorrendoli, si può intervenire manualmente sui movimenti residuali che non hanno avuto riscontro con le registrazioni contabili.
I risultati del processo vengono utilizzati anche come dati di ingresso per attività contabili successive.
La percentuale di verifiche valide può essere valutata tra il 95 e il 100%. Con il relativo risparmio di tempo ci si può dedicare più proficuamente ad attività di maggiore rilevanza, come la generazione di prospetti per favorire i processi decisionali e l’analisi dei crediti.
Automatizzando i processi di tesoreria, inoltre, si dà anche la possibilità ad altre funzioni aziendali di accedere ai risultati molto più velocemente. Se la riconciliazione non è stata completata, per esempio, non si può procedere ad attività di recupero crediti.
Gestione finanziaria con tecniche di Intelligenza Artificiale
Nei software più avanzati che automatizzano le attività di riconciliazione bancaria sono integrate funzioni di Machine Learning, una delle implementazioni dell’Intelligenza Artificiale. L’obiettivo è individuare e mettere meglio a fuoco gli elementi del confronto. È come se il software “imparasse” a riconoscerli sempre meglio, durante l’elaborazione dei movimenti bancari, per abbinare correttamente le partite.
Più tempo trascorre, meglio gli algoritmi riescono a valutare gli elementi alla base del confronto tra il singolo movimento di conto corrente e la fattura o il movimento contabile collegato. La conseguenza è un progressivo aumento di verifiche corrette, elaborazione dopo elaborazione.
Un’ulteriore ottimizzazione, quindi, completamente automatica, che migliora ancora di più i risultati delle riconciliazioni bancarie nel tempo.
