Contabilizzazione automatica delle fatture passive in SAP

Sfida

Qintesi ha realizzato un progetto di contabilizzazione automatica delle fatture passive in SAP per un importante gruppo assicurativo internazionale. All’interno di questo progetto è stata anche adottata una soluzione custom di fatturazione elettronica che ha permesso la razionalizzazione e ottimizzazione dei processi contabili dell’intero ciclo passivo.

Inoltre il progetto ha previsto l’integrazione con il sistema di workflow management da cui vengono trasmesse le fatture, comprese quelle cartacee mediante flusso OCR.

La soluzione ha permesso la completa automazione dei processi contabili e il monitoraggio centrale dello stato di tutte le fatture. L’identificazione e la gestione dei diversi flussi contabili ha permesso di rivedere  e ottimizzare l’operatività degli utenti, abbattere i tempi di latenza delle registrazioni delle fatture e centralizzare il monitoraggio e la gestione dell’intero ciclo passivo riducendo gli errori.

Soluzione

Presso il cliente operante nel settore assicurativo è stata implementata una soluzione custom che ha permesso l’integrazione della fatturazione elettronica in SAP e l’automazione di tutti i flussi collegati al ciclo passivo portando a una completa reingegnerizzazione dei processi contabili e dell’operatività degli utenti.

In fase di progetto sono state implementate:

  • L’adempimento della fatturazione elettronica in SAP.
  • L’integrazione con sistema di workflow management.
  • La contabilizzazione automatica dei flussi MM nel caso di fattura coerente con l‘ordine e le entrate merci, o la relativa richiesta di informazioni mancanti al referente di business qualora non sia stato possibile effettuare in automatico la registrazione.
  • La realizzazione di un’area di reporting per individuazione KPI e scadenze.
  • L’integrazione dei flussi verso la conservazione sostitutiva a norma.
  • La registrazione su conto transitorio allo scadere di una determinata soglia temporale.
  • La registrazione della fattura in SAP FI in coerenza con i dati contenuti nel modulo di autorizzazione al pagamento elettronico. Storno del conto transitorio se precedentemente alimentato.

Risultati

  • Adeguato il modello SAP al requisito normativo in ambito fatturazione elettronica (legge di bilancio 2018)
  • Automatizzato il processo di contabilizzazione in SAP mediante l’individuazione di flussi contabili di registrazione
  • Integrata la contabilizzazione in SAP con i moduli di approvazione dei pagamenti trasmessi da sistema di workflow
  • Integrata la gestione delle fatture cartacee sullo stesso monitor e con le stesse funzionalità delle fatture elettroniche
  • Avviato il monitoraggio centrale dell’intero ciclo passivo, con analisi di KPI, scadenze e tempi di latenza delle registrazioni contabili
  • Riduzione degli errori e miglioramento dell’efficienza nella gestione dei cicli di fatturazione

Il commento di...

Il progetto di contabilizzazione automatica ha permesso al cliente di sfruttare gli adempimenti normativi obbligatori introdotti dall’AdE in materia di fatturazione elettronica, per razionalizzare e automatizzare i processi di contabilizzazione delle fatture passive in SAP riducendo così l’operatività utente, i tempi di latenza delle registrazioni contabili e gli errori.

Michele Valentini
Head of Unit Development and User Experience - Qintesi

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Settore

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