SAP GRC Process Control per una gestione ottimizzata dei flussi informativi di un modello 231

Sfida

Il Cliente, rilevante realtà operante nel settore Energy, Utilities & Telco, ha espresso il bisogno di dotarsi di un sistema informativo attraverso il quale migliorare la gestione delle attività a supporto degli adempimenti previsti dal D.Lgs 231/2001. Nel dettaglio, la richiesta prevedeva l’utilizzo di un applicativo che permettesse di:

• Gestire le attività di controllo da parte dell’Organismo di Vigilanza (OdV) e/o dell’Internal Audit;
• Impostare l’invio dei flussi informativi secondo scadenze stabilite agli utenti competenti (owner);
• Prevedere alert e reminder da inviare agli owner dei flussi;
• Compilare i flussi periodicamente dando evidenza dell’esito ed eventuali note/allegati;
• Interrogare le anagrafiche e gli esiti dei flussi tramite reportistica ad hoc; 
• Archiviare in modo sicuro i dati e renderli condivisibili con i membri dell’OdV.

Soluzione

A supporto degli adempimenti 231 e in ottica di ottimizzazione della gestione dei flussi informativi, è stato implementato il modulo SAP GRC Process Control. 

Il team Qintesi ha seguito un approccio agile, metodologia innovativa che prevede 4 fasi:

• Prepare (Avviare i lavori partendo da preconfigurazioni fornite da SAP);
• Explore (Definire un prototipo e prevedere sessioni di analisi con il Cliente ai fini di adeguare gradualmente la soluzione a sue specifiche necessità);
• Realize (Sviluppare la soluzione adeguandola con quanto emerso in fase Explore e avviare la fase di test);
• Deploy (Effettuare test finali e, a seguito dell’esito positivo degli stessi, portare in ambiente produttivo la soluzione. In questa fase sono previste poi sessioni di formazione agli utenti finali e supporto post go live).

Seguendo la metodologia sopra descritta, il team Qintesi ha suddiviso le attività in 4 momenti progettuali:

• Implementazione modello 231: sono state importate nel sistema tutte le informazioni necessarie alla gestione delle attività: le organizzazioni, le aree i processi con i relativi flussi informativi. In particolare, per i flussi informativi, sono stati definiti gli attributi necessari per la fase di schedulazione come owner, frequenza, data inizio e data fine etc. 
• Schedulazione flussi informativi: sono state previste due tipologie di schedulazione: una massiva (pensata per la pianificazione annuale) e una specifica (per eventuali flussi da gestire all’occorrenza). In base agli attributi dei flussi informativi, sono stati previsti alert e reminder da inviare agli owner coinvolti, secondo regole prestabilite a partire dalle date pianificate.
• User experience: è stata rilasciata un’interfaccia utente, su piattaforma cloud con tecnologia Fiori, che risponde alle specifiche esigenze del cliente, con l’obiettivo di rendere fruibile e facile l’accesso al sistema da parte degli utenti (tramite link web). In particolare, sono state previste homepage dedicate per ogni profilo utente (owner, responsabile, amministratore e membro OdV).
• Reportistica: è stata implementata la reportistica necessaria per soddisfare tutte le esigenze dei diversi attori del processo. In particolare, è stata realizzata una reportistica ad hoc per i membri Odv, tramite tecnologia SAPUI5, che permette loro di estrarre agevolmente la documentazione relativa ai flussi inviati. Tutta la reportistica è esportabile in formato word, excel e pdf.