GDPR data retention in S/4HANA: implementazione della soluzione Qintesi per l’Anonimizzazione dei Dati nella Public Utility

Sfida

Azienda leader nel settore della Mobilità e dei Servizi Pubblici, in fase di migrazione a SAP S/4HANA, doveva garantire la piena conformità al Regolamento Privacy UE/2016/679 (GDPR), in particolare in relazione al diritto all’oblio e alla protezione dei dati anagrafici dei suoi clienti e fornitori. Le precedenti funzionalità utilizzate per l’anonimizzazione dei dati  non sarebbero state più supportate nel nuovo ambiente S/4HANA. La sfida consisteva nell’implementare una soluzione smart e semplice, che permettesse l’anonimizzazione dei dati anagrafici in tutta la filiera SAP (inclusi sviluppo e test), in accordo con il processo di anonimizzazione del cliente, senza impattare negativamente l’integrità e la coerenza dei dati contabili e di servizio e che non richiedesse ulteriori costi di licenza e attività sistemistiche.

Soluzione

La soluzione adottata consiste nell’implementazione del Cockpit GDPR, un Tool Custom sviluppato in ABAP (sia SAP Ecc che S/4HANA) da Qintesi, ed estendibile in SAP Fiori\BTP, già implementato con successo presso altri clienti Large Account. Il tool è progettato come acceleratore per l’implementazione del processo di anonimizzazione, con l’obiettivo di minimizzare gli impatti sui servizi e sull’integrità dei dati contabili e centralizzare le funzionalità di base per l’esecuzione di attività di masking, scrumbling, deleting, anonymization, etc..

Il Cockpit è composto da una componente “Core” per le funzionalità base e una “Context” per le contestualizzazioni specifiche del cliente, come la Data Lineage, i Driver di Anonimizzazione, le regole di masking, etc..

ll processo base in ambiente di produzione si può articolare in 5 macro-fasi principali:

1. Individuazione soggetti da anonimizzare: un estrattore seleziona i “candidati all’oblio” (anagrafiche clienti/fornitori persone fisiche, business partner) sulla base dei requisiti di retention come l’assenza di movimentazioni in SAP negli ultimi 9 anni.
2. Conferma da parte dell’utente (Owner): l’utente visualizza la lista estratta e può confermare o sfilare i soggetti, ad esempio in caso di contenzioso. 
3. Esecuzione run di anonimizzazione: il tool applica direttamente su database le regole, utilizzando un algoritmo di crittografia a scelta (di default AES con chiave a 256 bit). Dopo il run, i dati non sono più leggibili e i campi con dati personali vengono mascherati ad esempio con “XXX” o crittografati.
4. Verifica finale dell’utente con disponibilità della reportistica anche per fini Audit.
5. Rollback: in caso di errori è possibile ripristinare il dato, operazione possibile finché le chiavi di crittografia non vengono cancellate definitivamente. La finestra temporale del Rollback è stata fissata a un anno, dopodiché la cancellazione delle chiavi è irreversibile, garantendo il diritto all’oblio senza cancellare i dati transazionali e comprometterne la coerenza contabile.