Passare a SAP S/4HANA permette alle aziende di sfruttare un sistema ERP più avanzato per migliorare la gestione finanziaria. SAP S/4HANA sfrutta appieno le potenzialità dell’in-memory processing, che apportano benefici tangibili nelle prestazioni del sistema e nell’elaborazione di grandi quantità di dati. Inoltre, rappresenta una piena evoluzione rispetto a SAP ECC: analizza i dati finanziari e gestionali in tempo reale e abilita perciò dinamiche di decision-making più puntuali.
Un importante cliente di Qintesi, un gruppo internazionale specializzato nel settore Manufacturing e presente in 30 Paesi, ha riscontrato diverse opportunità nella migrazione dal preesistente sistema SAP ECC a SAP S/4HANA nel contesto di un accentramento della gestione finanziaria a livello internazionale.
L’obiettivo era quello di sfruttare le tecnologie intelligenti e reingegnerizzare i processi per beneficiare di un migliore monitoraggio, un’analisi dei flussi di cassa più evoluta e l’integrazione di applicazioni come SAP Fiori per snellire i processi di approvazione dei pagamenti.
I vantaggi della soluzione implementata da Qintesi sono stati trasversali: l’azienda può ora fare affidamento su un sistema di reportistica più evoluto e sulla riconciliazione dei dati finanziari integrata nativamente.
Senza contare che l’automazione ha consentito di ridurre le attività ripetitive in capo al personale, che può ora concentrarsi sui task business critical. Inoltre, SAP S/4HANA ha semplificato l’analisi della liquidità nonché la previsione del cash flow nel medio e lungo termine.
La migrazione a SAP S/4HANA
La principale opportunità che il cliente voleva cogliere con il passaggio a SAP S/4HANA era il superamento dei limiti del sistema di SAP ECC. Fra questi, i più evidenti erano:
- i tempi necessari all’elaborazione delle transazioni e all’analisi dei dati;
- l’assenza di un’applicazione mobile per la gestione dei pagamenti e della possibilità di generare rapporti in tempo reale;
- l’eccessivo utilizzo delle risorse hardware;
- la cessazione del supporto a SAP ECC nel 2025.
Inoltre, alcune funzioni dell’istanza precedente erano diventate obsolete. Per di più, attraverso la migrazione a SAP S/4HANA il cliente voleva rendere più efficiente l’intera gestione finanziaria a livello di gruppo.
Il progetto di Qintesi è partito da un’analisi dello stato dei sistemi del cliente. Non si è trattato di una implementazione da zero, bensì di una conversione, un approccio Brownfield. Ciò significa che è stato necessario effettuare un’attenta valutazione di quali processi, anche molto usati, sarebbero stati impattati; quali sarebbero rimasti senza essere trasformati e quali, invece, sarebbero stati eliminati alla fine dell’implementazione. Nel caso dell’azienda si parlava di una soluzione molto estesa, che coinvolgeva oltre tre miliardi di record in una sola tabella.
Ad analisi completata, Qintesi ha pianificato con attenzione le attività propedeutiche all’effettiva migrazione dei sistemi, durata diversi giorni, con l’intenzione di ottimizzare le funzioni che sono poi state integrate.
L’obiettivo, fortemente ricercato dal cliente, era di automatizzare alcune delle funzioni legate all’area finanziaria più usate, in modo da ridurre le attività ripetitive in capo al personale e di abbattere, in questo modo, una quota dei costi legati ad alcuni processi poco efficienti.
Come Qintesi ha gestito il progetto country by country
Lavorare su un simile progetto, in virtù dell’estensione geografica del gruppo, ha presentato delle specifiche caratteristiche. La sfida più grande è stata quella, infatti, di implementare un sistema generalizzato a livello di gruppo, ma che andasse anche a considerare pienamente l’operatività di ogni country, potenzialmente con implementazioni specifiche e con un supporto dedicato.
Perciò, Qintesi ha collaborato sia con la sede centrale italiana sia con quelle nazionali per analizzare quali country avessero bisogno di un lavoro specifico. In alcuni casi, per esempio, l’impatto della migrazione a SAP S/4HANA è stato più sentito; in altri, Qintesi ha organizzato dei webinar dedicati, in collaborazione con la sede nazionale, per supportare il personale nel passaggio al nuovo sistema, per esempio, di gestione documentale.
Inoltre, la soluzione proposta da Qintesi ha evitato di aggiungere funzionalità non utilizzate da alcuni Paesi.
Il progetto, perciò, non è stato un unico blocco di implementazione, ma ha soppesato le specifiche necessità delle singole sedi e ha valutato in quali casi fosse più utile un’integrazione specifica e in quali non fosse necessario effettuare un’installazione completa. Ed eliminando dei moduli che non sarebbero stati usati e avrebbero appesantito l’istanza senza un riscontro operativo.
I vantaggi di SAP S/4HANA
I benefici della migrazione a SAP S/4HANA sono stati percepiti in maniera omogenea dall’intero gruppo. Il cliente può ora contare su:
- un controllo superiore per la gestione finanziaria del gruppo;
- SAP Fiori per approvare i pagamenti anche attraverso i dispositivi mobile;
- un sistema di reportistica integrato, avanzato e aggiornato in tempo reale;
- la rapida elaborazione di grandi quantità di fatture;
- la riconciliazione dei dati integrata nel sistema;
- la possibilità di confrontare facilmente i dati consuntivi e quelli previsti.
Inoltre, SAP S/4HANA permette di accentrare la gestione delle risorse hardware e software e di migliorare il processo di decision-making perché raduna in un’unica piattaforma le funzionalità analitiche di molteplici sistemi.
A conti fatti, l’automazione per i processi ripetitivi ha aiutato a snellire le attività non a valore aggiunto per il personale e a ridurre notevolmente i costi.
